Als hulpverlening vastloopt: veranderen in negen stappen

Werken aan echte, blijvende verandering kost tijd. Dat gaat soms met twee stappen vooruit en één stap achteruit. Je machteloos voelen en het soms niet weten horen hierbij. Je herkent vast de drang om dan je ongemak weg te nemen door bijvoorbeeld een snelle beslissing door te drukken. Meestal leidt dit niet tot een duurzame oplossing of een gezamenlijk genomen beslissing. Hoe kun je samen een pas op de plaats maken en het bijbehorende ongemak verdragen?

Hoe geeft verdragen houvast?

Zoek de ander op en deel je gevoel van machteloosheid of angst over mogelijke onveiligheid. Spreek het uit als je niet weet wat het beste is: grote kans dat de ander zich erin herkent. Dan ontstaat er ruimte om te zoeken naar de best mogelijke volgende stap. Wat weet je samen al en wat weet je misschien nog niet? En soms kun je ook niet alles vooraf weten. Door met elkaar in gesprek te blijven doe je samen nieuwe kennis op. Zo bouw je aan het vertrouwen dat jullie in staat zijn om weloverwogen te ontdekken wat wel of niet nodig is en wat werkt. Samen verdragen dat je het antwoord nog niet hebt, draagt op deze manier bij aan een duurzame verandering.

Hoe ziet verdragen er in praktijk uit?

Maria was directeur bij Jeugd- en Gezinsteams. Zij vertelt over de leerbijeenkomsten met als doel de samenwerking tussen professionals van verschillende organisaties te verbeteren.

'We namen tijdens een van de bijeenkomsten een ingewikkelde gezinssituatie onder de loep waarbij de hulpverleners zich grote zorgen maakten over de veiligheid van de kinderen. Die spanning en urgentie zorgen vaak dat je gaat rennen en duwen. Voor je het weet, lig je met elkaar overhoop over verantwoordelijkheden. Maar nu zorgden we voor een situatie waarin de hulpverleners in een veilige omgeving het ongemak van het niet-weten onder ogen konden zien.'

'We zijn dat ongemak samen gaan verdragen door gezamenlijke reflectietijd te nemen, wetend dat een overhaaste beslissing het gezin niet zou helpen. Dat maakte dat we andere stappen konden zetten met dit gezin. Zonder dit partnerschap zouden we elkaar ongewild ontzettend in de weg zitten. En dan wordt het heel moeilijk om samen effectief te werken aan de veiligheid in gezinnen.'

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Mieke is procesregisseur. Zij constateert: 'Als maatschappij zijn wij niet zo goed meer in lijden. We vinden het moeilijk dat niet alles perfect is. Problemen moeten opgelost worden en snel ook. Daardoor moeten de gezinnen waar ik bij betrokken ben van alles. Wie bepaalt dat eigenlijk? Wiens normen en waarden hanteren we?'

'Op deze manier ervaren professionals steeds dat ze tekortschieten. Ze hebben last van het systeem en de tijdsdruk. Ik zie dat professionals zich erg machteloos voelen. Je hebt gezamenlijke lef en mildheid nodig om deze maatschappelijke druk te verdragen en tijd te nemen om samen met de gezinnen het goede te doen.' 

Vaak nemen mensen automatisch de bekende afslag op de rotonde. Zeker als de hulp vastloopt is de vraag of die eerste afslag, het standaardantwoord, de juiste is. Een snelle beslissing, die je niet samen neemt, maakt de situatie op korte termijn misschien beheersbaar. Maar op langere termijn kan de situatie dan opnieuw vastlopen en betrokkenen schaden. Hoe neem je de tijd voor een betere beslissing?

Hoe geeft vertragen houvast?

Een extra rondje draaien op de rotonde geeft ruimte om aan te sluiten bij het tempo van de ander, elkaar te bevragen, te kijken, te luisteren en te reflecteren. Zo ontdek je samen nieuwe afslagen.

Het is niet eenvoudig en soms ronduit spannend om in een chaotische situatie degene te zijn die op de rem trapt. Je kunt hier met je collega's een codewoord voor afspreken, zodat er ruimte ontstaat om te vertragen. Je kunt met elkaar ook andere manieren bedenken. Belangrijk is dat je het signaal van je collega serieus neemt.

Video bekijken? Dan vragen we je eerst toestemming te geven voor het plaatsen van marketingcookies door derden. Of bekijk de video via https://www.youtube.com/watch?v=JeAO8yPGSCc

Cookies accepteren

Videobeschrijving

Soms weet je je geen raad met de situatie in een gezin. In het gezin spelen meerdere problemen die invloed op elkaar hebben, er zijn veel hulpverleners betrokken en je ziet geen verbetering. Je wilt het wel anders of beter doen, maar je weet nog niet hoe. Je bent niet de enige! Met elkaar weet en kun je meer, en bereik je wat niemand alleen lukt.

Hoe ziet vertragen er in de praktijk uit?

Jaap werkt bij een wijkteam en vertelt hoe hij bewust bezig is met vertragen:

'Ik maak vaker bewust een pas op de plaats. Het lukt mij dan beter om echt te luisteren naar ouders. Ik hoor dan bij de ander ook de machteloosheid. Laatst concludeerden we samen: wat we nu doen is blijkbaar niet waar jullie mee geholpen zijn. Dat is geen leuke constatering, maar er ontstond wel ruimte om terug te gaan naar de tekentafel. We hebben ons toen afgevraagd wat we geleerd hebben van die ervaring. Wat wisten we nog niet waardoor we toen niet de beste afslag hebben genomen? En wat weten we nu zodat we andere stappen kunnen gaan zetten die beter passen? We hebben samen de best mogelijke verklaringen gezocht en ons plan daarop aangepast.'

'Maar daarmee ben je er nog niet. Van daaruit ga je pas echt samen aan de slag en blijft die pas op de plaats nodig om steeds de vraag op tafel te houden of we de goede dingen aan het doen zijn.'

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Jaap weet ook wanneer het voor hem extra lastig is om te vertragen: 'Zeker als ik zie dat kinderen veel voor hun kiezen krijgen, heb ik de neiging te gaan rennen en redden. En ga ik eraan voorbij dat gezinnen de ruimte en tijd nodig hebben om op hun eigen manier te leren, met vallen en opstaan.'

Als professional kun je een vastgelopen hulpverleningssituatie niet alleen oplossen. Daarvoor is verbinding nodig: met jezelf en met anderen. Daarbij gebruik je je hoofd, namelijk wat je weet, je hart, namelijk je levenservaring of geraakt zijn, en je handen, oftewel praktijkkennis. De zoektocht naar een duurzaam perspectief begint bij verbinding met het gezin. Dat levert automatisch de noodzaak op tot verbinding met anderen uit bijvoorbeeld het onderwijs, de gemeente of volwassenen-ggz.

Hoe geeft verbinden houvast?

Het is vaak een eyeopener voor professionals om te ontdekken dat anderen in ingewikkelde situaties, vanuit een ander perspectief of andere organisatie, eenzelfde geraaktheid of ongemak ervaren. Die gezamenlijkheid biedt houvast in alle stappen die je samen zet.

Hoe ziet verbinden er in de praktijk uit?

Coalitie naar Thuis is een landelijk initiatief dat wil voorkomen dat kinderen vaker worden doorgeplaatst, omdat zij bijvoorbeeld kampen met complexe problematiek. Met creativiteit en maatwerk wordt met gemeenten en specialistische zorgaanbieders gewerkt aan duurzame oplossingen. Bij de Coalitie naar Thuis is het gelukt om samen met het gezin en de professionals het duurzame perspectief van het gezin te ontwikkelen. Dit perspectief kwam tot stand door middel van een droomsessie. Vervolgens was het gezin gelijkwaardig betrokken bij elke volgende stap. Denk aan het samen realiseren van huisvesting, het vinden van een geschikte school en het vormgeven van hobby's. Dit plan is niet in beton gegoten. Soms neemt het leven een andere wending en verandert het perspectief.

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Deze verbinding met het gezin en anderen stopt niet als het weekend is of lastig wordt. Of als samenwerken niet leuk is of als het duurzame perspectief gerealiseerd lijkt. Bij de Coalitie naar Thuis blijven ze het gezin volgen. Als het nodig is kunnen zij het 'dedicated team' weer bij elkaar roepen.

Om als een situatie vastloopt nieuwe oplossingsrichtingen te vinden, helpt het om samen verder te kijken dan alleen de feiten of het gedrag van alle betrokkenen. Dat is het zichtbare topje van de ijsberg waar het in reguliere overleggen vaak over gaat. Het loont om je te verdiepen en tegenstrijdige aannames, overtuigingen of andere bronnen van spanning onder het wateroppervlak bloot te leggen.

Een goed moment daarvoor is bijvoorbeeld als je merkt dat je elkaar probeert te overtuigen. Welke waarden, normen of overtuigingen liggen er onder jouw oplossing? En onder die van de ander? Als je daar nieuwsgierig naar bent en elkaar daarop bevraagt, kun je de gezamenlijke opgave beter voor ogen houden. Het maakt dat je scherp houdt dat anderen overtuigen van jouw oplossing niet een doel op zich is.

De ijsberg: boven water en zichtbaar zie je gedrag, kennis en vaardigheden, het doen. Onder water en onzichtbaar zijn opvattingen, overtuigingen en normen, oftewel het denken. En ook drijfveren, waarden, motieven en karakter: het willen. 

Manieren om de hele ijsberg in kaart te krijgen zijn het voeren van een moreel beraad en de inzet van de Waardendriehoek. 

Hoe geeft verdiepen houvast?

Als je in gesprek bent over elkaars onderliggende motieven, overtuigingen, culturele achtergronden en gevoelens, verruimt dat de eigen waarneming van de situatie. Je kunt elkaar beter begrijpen en en je krijgt meer oog voor onzichtbare tegenstrijdigheden en bronnen van spanning die een rol kunnen spelen in de samenwerking.

Hoe ziet verdiepen er in de praktijk uit?

Een onderling verschil in visie is binnen de Coalitie naar Thuis een aanleiding om een moreel beraad te organiseren. Zo was er een situatie waarin een deel van de betrokken professionals vond dat er ruimte moest zijn voor ouders om, ondanks een instabiele situatie, hun kind zelfstandig op te voeden. Een ander deel van de groep vond het daar te vroeg voor.

In de bijeenkomst kwam reflectie op gang over de verschillende perspectieven. Daardoor ontstond een gezamenlijke visie: als ouders de ruimte krijgen om te oefenen en fouten te maken dan is er een kans dat zij daarvan leren. Ook ontstond een gezamenlijke verantwoordelijkheid: als er dingen misgaan zijn onze afwegingen navolgbaar en zijn we samen verantwoordelijk voor de vraag hoe verder. Hierdoor lukte het om gezamenlijk anders te gaan handelen. Er kwam weer beweging in de onwenselijke situatie doordat ouders de ruimte kregen om te leren en de professionals daar deelgenoot van konden zijn.             

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Meer zicht op dat wat er onder het wateroppervlak speelt levert niet automatisch een pasklare oplossing op. Dan begint het eigenlijk pas. Ook vraagt dit type leren om een zekere mate van kwetsbaarheid: eerlijk en open zijn naar jezelf en anderen over jouw motieven en jouw belang.

Als je als professional onderdeel wilt zijn van de oplossing en niet van het probleem, dan is het nodig om morele verantwoordelijkheid te nemen. Dat vraagt om je bewust onbekwaam te voelen en samen te leren. Om niet mee te doen aan het doorschuiven van verantwoordelijkheden als het ingewikkeld wordt.

Hoe geeft verantwoordelijkheid nemen houvast?

Zorg voor een perspectief waar je samen naar toe wilt werken. Bepaal jouw rol en toegevoegde waarde voor het gezin en de gezamenlijke opgave waar jullie voor staan. Per gezin en situatie kan jouw toegevoegde waarde sterk verschillen. Breng het bij andere professionals ter sprake als je merkt dat je het lastig vindt om verantwoordelijkheid te dragen. Spreek elkaar ook aan op elkaars rol en toegevoegde waarde. Zo ontstaat er een cultuur waarin je samen kunt puzzelen en proberen, in plaats van de spannende situatie vanuit een formele verantwoordelijkheid aan anderen over te dragen.

Hoe ziet verantwoordelijkheid nemen eruit?

In de podcastserie over het hulpverleningsverhaal van Amalia wordt duidelijk hoe de impasse doorbroken werd toen Amalia, met 24-uurs begeleiding, weer bij haar vader ging wonen. De doelen die professionals jarenlang voor het gezin voor ogen hadden, werden losgelaten. Meerdere professionals vertellen hoe spannend deze keuze voor hen was. Jeugdbeschermer Merel vertelt: 'Dat was lastig omdat je verantwoordelijkheid moest nemen voor iets waarvan je niet zo goed weet wat het inhoudt. We hebben ons allemaal wel afgevraagd of we wel voldoende veiligheid boden of teveel risico namen.'

Het ging ook niet meteen goed. Trajectbegeleider Marjan vertelt: 'Er deden zich echt wel situaties voor waarbij ik op het puntje van mijn stoel zat of vader 's avonds laat ook wel eens 's nachts aan de telefoon had. Dan was Amalia de deur uitgegaan en wisten we niet waar ze was. Dat kon soms een paar dagen tot een week duren. Dan vond ik het wel heel erg spannend worden. Het hielp dat we elkaar er aan herinnerden dat de situatie niet heel veel anders was dan toen ze nog gesloten zat. Toen liep ze ook weg en wisten we ook niet waar ze zat. Alleen nu hadden we meer mogelijkheid om weer contact met haar te krijgen.'

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Kim is jeugdprofessional. Zij vertelde in een leerbijeenkomst dat ze het bewust opmerkt wanneer zij in het werk de verbinding verliest met haar morele motieven. 'Ik handel dan vooral weer vanuit mijn formele verantwoordelijkheid. Het is soms vermoeiend en pijnlijk om op te merken dat deze automatische piloot weer aanstaat.'

Samen leren vraagt vertrouwen in elkaars kennis en kunde. Iedereen heeft kwaliteiten en gevoeligheden waar die wellicht extra alert op is. Bijvoorbeeld die ene collega die altijd alert is op de financiële situatie van een gezin of de stress bij ouders. Daar kun je samen gebruik van maken. Probeer niet over de ander te oordelen, maar de blik van de ander te waarderen. Zo kun je samen meer zien dan jij alleen. Dat verrijkt het beeld.

Hoe geeft vertrouwen houvast?

Het geeft vertrouwen als er duidelijkheid is over wie betrokken zijn en blijven rond het gezin. Alleen al het gezamenlijke besef dat je samen zult inspelen op nieuwe ontwikkelingen in het gezin, maakt dat je de onzekere situatie makkelijker kan verdragen. Die inzet kun je expliciet uitvragen en de verwachtingen vooraf goed duidelijk maken: vorm zo een 'dedicated team' van direct betrokken professionals. Daarmee heb je een steunsysteem waar deze groep op terug kan vallen.

Vertrouwen groeit als je respectvol omgaat met de kwetsbaarheid van ieders leren. Niet alles kan in één keer goed gaan. En vertrouwen groeit als je onderling commitment voelt om anders te denken en doen.

Hoe ziet vertrouwen er in de praktijk uit?

De dynamiek die de betrokken groep professionals onderling heeft, kan veel zeggen over wat er in het gezin aan de gang is. Het eigen patroon van de groep professionals in kaart brengen, en de mogelijke verbanden met het gezinspatroon, loont. Lees hoe je dat doet bij Werkvormen bij stagnatie. Het helpt je om uit de gestagneerde situatie te komen en te blijven doen wat nodig is, ook als het spannend is of als er activiteiten van je gevraagd worden die buiten je gebruikelijke opdracht vallen.

Bij de Coalitie naar Thuis hebben ze ervaren dat dit alleen kan als professionals erop vertrouwen dat ze er niet alleen voor komen te staan. Daarom heeft de Coalitie naar Thuis hun gezamenlijk commitment in een brief verwoord. Zo weet iedereen die meedoet aan de Coalitie dat ze er met elkaar voor blijven gaan.

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Het is soms ongemakkelijk om je te realiseren dat je allemaal met een andere bril naar de werkelijkheid kijkt. Jouw waarheid of beeld is vaak niet hetzelfde als dat van de ander. Elkaar overtuigen daarvan heeft dus niet zoveel zin. Wanneer je nieuwsgierig bent naar het beeld van de anderen, kun je al die perspectieven gebruiken om tot een beter beeld te komen.

Als je aan het leren bent, doe je steeds nieuwe ervaringen op. Elke stap licht je als het ware samen uit. Je viert ze. Ook blik je terug. Wat leer je van deze ervaring of dit inzicht? En je bedenkt wat dat betekent voor de volgende stap.

Hoe geeft vieren houvast?

Kort en cyclisch leren helpt om in beweging te blijven en koers te houden op de gezamenlijke ambitie. Je weet nog niet waar je precies uit gaat komen en ook de weg daar naartoe weet je niet. Het geeft houvast om die weg op te delen in kleine stukjes waar je op reflecteert, zodat je steeds de mogelijkheid hebt om samen bij te sturen.

Hoe ziet vieren er in de praktijk uit?

Reflectiemomenten helpen je bewust te worden van de kleine stapjes die behaald worden. Als je die uitlicht, helpen ze bij het bepalen van de volgende stap. Een voorbeeld daarvan bij een leerbeweging die zich tot doel heeft gesteld om de angst van ouders om hulp te vragen weg te nemen:

Een van hun activiteiten is het uitlichten van successen richting die stip op de horizon. Tijdens de bespreking daarvan valt het stil. Iedereen is zich ervan bewust dat hun gezamenlijke doel nog niet behaald is. Dan zegt één van de deelnemers die werkzaam is op een school: 'Ik heb geloof ik nog geen successen met jullie te delen. Ik merk wel dat ik mij er meer bewust van ben dat áls een ouder om mijn hulp vraagt, ik beschikbaar wil zijn om direct een luisterend oor te bieden. Ik heb bijvoorbeeld bedacht dat ik dan rustig een kop koffie ga drinken in het nieuwe zitmeubel dan sinds kort in ons gebouw staat. Ik heb het mij nooit gerealiseerd, maar voor de verbouwing had ik niet eens een prettige plek gehad om een gesprek te kunnen voeren.'

Daarop volgden anderen met meer voorbeelden waaruit bewustwording blijkt. Het is nog niet de stip aan de horizon, maar wel een belangrijke stap van onbewust onbekwaam naar bewust bekwaam. Deze groep deelt nu concrete voorbeelden met elkaar waarin het lukt om uit bestaande groeven te stappen: het zogenaamde ontgroeven.

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Samen reflecteren lijkt op het eerste gezicht trager te gaan dan wanneer ieder voor zich hard aan de slag is. Je moet bereid zijn elkaar na elke stap weer op te zoeken en elkaar vragen te stellen die helpen om koers te houden op de gezamenlijke ambitie.

Werken aan duurzame verandering gaat vaak gepaard met het gevoel dat het misschien niet gaat lukken; als je net iets hebt bereikt en dan weer terugvalt. Dat is frustrerend en maakt onzeker en ongemakkelijk. Maar elke keer leer je weer wat meer, waardoor je wel degelijk vooruitkomt.

Hoe geeft volhouden houvast?

Volhouden bij het werken aan verbetering in ingewikkelde situaties kun je vergelijken met het geduld en de realistische verwachtingen die je nodig hebt als je een kind leert fietsen. Je weet van tevoren al dat het niet in één keer goed zal gaan en dat het kind zal vallen. Je laat het kind beetje bij beetje en steeds zelfstandiger ontdekken hoe het werkt. Je blijft erbij om hier en daarbij te sturen en het kind te helpen opstaan. 

In de context van hulpverlening helpt het als iedereen vooraf weet dat het niet in een keer goed zal gaan en dat dit oké is. Dat er ruimte nodig is om fouten te maken, uit te proberen en bij te stellen. En dat je erbij blijft tijdens dit proces.   

Hoe ziet volhouden er in de praktijk uit?

In de podcastserie over het hulpverleningsverhaal van Amalia vertelt een van de betrokken professionals hoe spannend het af en toe was om Amalia de ruimte te geven om te leren: 'Amalia heeft meerdere keren tegen mij gezegd: "Ja maar, wat dacht je dan? Dat alles in één keer goed gaat? Dat gaat met vallen en opstaan." Doordat zij dat regelmatig tegen mij zei, klonk daar ook een vraag om vertrouwen in: Heb vertrouwen dat als ik val, ik samen met jullie ook wel weer opsta, maar blijf in ieder geval bij me.' 

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

Je zult soms het frustrerende gevoel hebben van twee stappen vooruit en dan meteen weer één stap terug. Volhouden helpt je om dan koers te houden en niet te gaan overnemen of versnellen.

Als jij de urgentie voelt om de gang van zaken te veranderen, realiseer je dan dat je alleen invloed hebt op je eigen denken en doen. Wanneer je echt iets anders gaat doen, kun je een krachtig voorbeeld zijn. Zoom in op je eigen rol en kijk kritisch naar je eigen gedrag. Is dat wat jij zegt en doet genoeg om belemmerende patronen te doorbreken? En ben jij erop aanspreekbaar als dat niet zo is?

Hoe geeft voordoen houvast?

In het voordoen zitten een aantal leidende principes die jou en anderen helpt bij het vasthouden aan het gezamenlijk perspectief. Ze bieden houvast in het omgaan met onzekerheden.

Een van die leidende principes is de wetenschap dat een gezin niet kan leren of zich ontwikkelen als professionals, bestuurders, beleidsmedewerkers of inspecteurs dat ook niet kunnen, willen en mogen. Een ander principe is het besef dat we afhankelijk zijn van elkaar en dat samenwerken niet vrijblijvend is. Ook helpt het om het idee los te laten dat jij 'het' antwoord zult vinden. Het is eerder een taai proces van voortdurend leren en ontwikkelen waarin je met elkaar de kleine stappen viert.  

Hoe ziet voordoen er in de praktijk uit?

De professionals, bestuurders en beleidsmakers van de Coalitie naar Thuis zitten in een voortdurend leerproces met elkaar. Het lijkt op systeemtherapie, maar dan voor de professionals. Zij vormen een steunsysteem voor elkaar waarin ieder van hen kan schaven aan zichzelf en aan de onderlinge samenwerking. Doordat de cultuur binnen de groep is dat je fouten mag maken, ontstaat er ook in het gezin ruimte om te leren. Zij krijgen de boodschap dat niet alles in één keer goed hoeft te gaan. Gezinsleden durven vervolgens hun 'misstappen' te bespreken en daarvan te leren.

Wat maakt dat het veel van iedereen vraagt?

In dit type leren ben je subject en object tegelijk. Je moet de bereidheid hebben te blijven leren en kritisch naar jezelf te kijken en je eigen overtuigingen wellicht te herzien.