Welke kwaliteitscriteria kun je gebruiken in de inkoop?

Kwaliteitscriteria bij de selectie

Bij het selecteren van de aanbieders kun je criteria over kwaliteit hanteren. Aanbieders moeten dan aantonen dat ze op een goede manier bezig zijn met de kwaliteit van hun werk. Voorbeelden van kwaliteitscriteria zijn:

• kennis en vaardigheden van medewerkers en de mate van tevredenheid van medewerkers
• interne meet-, spreek- en verbeterbeweging 
• werken met onderbouwde en onderzochte aanpakken, methodieken, richtlijnen en interventies
• aansluiting bij de lokale zorgketen
• aantoonbare ervaring met eerdere succesvolle dienstverlening in een regio

Naast kwaliteitscriteria kun je ook andere criteria gebruiken om goede aanbieders te selecteren. Denk aan criteria over kostenbeheersing, grip op risico's, innovatiekracht en de bijdrage aan de brede maatschappelijke impact. Meer informatie over mogelijke selectiecriteria vind je in de Handreiking SAS zonder emvi.

Kwaliteitseisen

Gemeenten kunnen in de inkoop van jeugdhulp kwaliteitseisen stellen aan de diensten die jeugdhulpaanbieders leveren. Een aantal kwaliteitseisen wordt zo fundamenteel geacht dat zij in de wet zijn opgenomen. Denk aan het hebben een kwaliteitssysteem of het werken met medewerkers die een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) hebben.

Daarnaast kun je als gemeente aanvullende kwaliteitseisen stellen. Je kunt daarbij gebruikmaken van reeds bestaande kwaliteitskaders en van voorbeelden van anderen. Meer informatie daarover vind je in de handreiking Kwaliteitskaders en –standaarden. Maar, hoe minder aanvullende kwaliteitseisen je stelt, hoe beter. Dat leidt namelijk tot minder administratieve last voor aanbieders, die vaak met veel verschillende gemeenten contracten hebben. Hiermee sluit je ook aan bij de afspraken in de Norm voor Opdrachtgeverschap Jeugd van de VNG. Uit onderzoek van PPRC blijkt dat aanvullende kwaliteitseisen tevens kunnen zorgen voor onbenut arbeidspotentieel. Door meer eisen te stellen, zijn er minder professionals die de zorg of hulp kunnen verlenen. Dit kan invloed hebben op de beschikbaarheid en wachtlijsten van bepaalde vormen van zorg en hulp.

Veel kwaliteitseisen in de inkoop zijn vooral gericht op input en proces, zoals het hebben van een VOG- of BIG-registratie, of het recht op keuzevrijheid voor de cliënt. Gebruik daarnaast ook kwaliteitseisen gericht op outcome: het directe effect van hulp of ondersteuning bij kinderen en jongeren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de vraag of de overeengekomen doelen zijn behaald, of in hoeverre de cliënt tevreden is.

Voer een kwaliteitsgesprek

Als gemeente kun je eisen stellen aan de kwaliteit van de jeugdhulp. Maar het zijn de aanbieders die zich iedere dag inspannen om die kwaliteit te leveren. Kwaliteit is daarmee een voortdurend gespreksonderwerp tussen gemeenten en aanbieders, zowel in de inkoopfase als tijdens het contract- en leveranciersmanagement. Vertrouw daarbij op de expertise van de jeugdhulpaanbieders, en op wat cliënten van de geleverde hulp vinden. Zij zijn immers directer betrokken bij de jeugdhulp dan de gemeente.

Voor aanbieders geldt: leer van casussen en voer intern en extern het gesprek over de resultaten, de analyse en de verbeteracties om te kunnen bijsturen. Dit vraagt ook om partnerschap in de relatie tussen aanbieders en gemeenten. Samen werken aan kwaliteit vereist dat in dat partnerschap regelmatig een kwaliteitsgesprek wordt gevoerd. Het Nederlands Jeugdinstituut ontwikkelde hiervoor de tool Samen in gesprek over cijfers voor beleidsmedewerkers van gemeenten, samenwerkingsverbanden en jeugdzorgaanbieders.

In het Samenwerkingsverband Effectieve Jeugdhulp Nederland (SEJN) werken jeugdhulpinstellingen met elkaar samen aan de effectiviteit van jeugdhulp. In de Lerende Databank Jeugd (LDJ) brengen de jeugdhulpinstellingen gegevens over doelgroep, aanpak en uitkomsten van jeugdhulp samen. De organisaties bespreken die resultaten met elkaar. Zo leren ze van elkaar en weten ze hoe ze de hulp verder kunnen verbeteren. Het SEJN maakte een video over hoe dat werkt. 

Hoe werk je met kwaliteitseisen in de inkoop?

• Stel een beperkt aantal kwaliteitseisen.
• Sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande kwaliteitskaders en –standaarden. Verzin zelf zo min mogelijk nieuwe kwaliteitseisen.
• Stimuleer aanbieders om te werken met onderbouwde aanpakken, methodieken, richtlijnen en interventies, of selecteer aanbieders die dat al doen.
• Formuleer eisen over het gebruik en monitoren van resultaten.
• Stel eisen aan het aantoonbaar monitoren en verbeteren van de resultaten.
• Ga als gemeente periodiek met aanbieders in gesprek over de resultaten.

Op basis van de handreiking Kwaliteitskaders en –standaarden kunnen gemeenten en aanbieders kwaliteitseisen zoveel mogelijk uniformeren. Bij de handreiking vind je ook een checklist voor het bouwen aan kwaliteit bij inkoop. Die checklist bestaat uit de volgende tips voor inkopers, contractbeheerders en beleidsadviseurs:

1. Focus op visie en resultaat.
2. Geef gewenste richting aan en benoem leidende principes.
3. Ga in dialoog met betrokkenen zoals aanbieders en professionals.
4. Betrek inwoners en ervaringsdeskundigen.
5. Gebruik kwaliteitskaders en -standaarden.
6. Vertrouw op certificering, beroepsregistratie en toezicht
7. Start een proces; check, act en leer.
8. Vraag kwaliteit te onderbouwen en monitoren.
9. Voorkom verdere administratieve lasten.
10. Laat je inspireren door anderen.
11. Benut ook andere sturingsmogelijkheden.

Meer informatie

Tool Samen in gesprek over cijfers (NJi)Handreiking Kwaliteitscriteria jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning voor inkoop (Inkoop Sociaal Domein)