Veelgestelde vragen over het Kwaliteitskompas

De aanleiding om te gaan samenwerken is vaak een vraagstuk dat het werkveld van één partij overstijgt. Ook wordt er urgentie gevoeld om dit vraagstuk aan te pakken. Tegelijkertijd heeft iedere organisatie een eigen organisatiebelang. De kunst is om een gemene deler te vinden die ieders eigen belang overstijgt. Zoek die gemene deler in het belang dat kinderen, jongeren of ouders hebben. Onderstaande tips kunnen daarbij helpen:

• Sta samen stil bij ieders belang. Van wie worden de belangen gediend als we werken aan het maatschappelijk vraagstuk? Van wie komen belangen in de knel en hoe kunnen we daarmee omgaan? Nodig partners uit om te ontdekken wat het gezamenlijke belang voor het kind is. Hoe kan iedereen daar optimaal aan bijdragen? 
• Richt je op mensen die gemotiveerd zijn om het vraagstuk aan te pakken, die het belang van samenwerking inzien en binnen hun organisatie een zeker mandaat hebben.
• Maak tijdens het eerste gesprek voor alle betrokkenen duidelijk waarom deze partijen worden betrokken. Vraag naar de mate van urgentie die zij voelen bij het vraagstuk en wat zij vinden van samenwerking met andere partijen.
• Verken waar en hoe de partijen van elkaar afhankelijk zijn om vooruitgang te boeken op de maatschappelijke opgave.
• Verken of bestaande denkbeelden over elkaar de samenwerking in de weg zitten. Zoek uit wat ervoor nodig is om die denkbeelden los te laten.
• Heb aandacht voor de ideeën en belangen van deelnemende partijen als het gezamenlijke vraagstuk duidelijk is. Investeer in de ontwikkeling van een gezamenlijke taal en een gezamenlijk begrippenkader. Denk niet te snel dat iedereen het over hetzelfde heeft.
• Geef vanaf de start jongeren, opvoeders en ervaringsdeskundigen een vaste en gelijkwaardige plek in de samenwerking. Zorg ervoor dat de stem van jongeren niet verloren gaat in beleidstaal.

Mensen komen pas in beweging als zij urgentie voelen bij een vraagstuk. Het kan zijn dat sommige partners de urgentie niet voelen. Wat doe je dan?

• Zoek eerst de mensen op die wel de noodzaak voelen om met dit vraagstuk aan de slag te gaan. Deze gangmakers staan waarschijnlijk wel open voor samenwerking en willen daar energie in steken.
• Het kan zijn dat mensen de urgentie niet voelen omdat zij denken dat ze het vraagstuk niet kunnen beïnvloeden. Ga met hen in gesprek over wat hun aandeel kan zijn in het aanpakken van het vraagstuk.
• Om urgentie te creëren, kan het helpen om partijen fysiek samen te brengen. Zo kunnen zij elkaar leren kennen en het eens worden over dat er een probleem is. Dat hoeft nog niet te gelden voor wat de oorzaken en oplossingen zijn.

Denk ook na over de timing om het vraagstuk te agenderen. De actualiteit kan daarbij helpen.

Samen werken aan een gezamenlijk vraagstuk gaat makkelijker als er vooraf op organisatieniveau duidelijke afspraken zijn gemaakt. Het vraagt immers bepaalde randvoorwaarden, zoals financiering, bemensing en monitoring. Onderstaande tips kunnen helpen bij het organiseren van deze voorwaarden:

• Stel elkaar vragen. Hoe komen besluiten tot stand? Wie heeft de coördinatie of regie? Hoe verloopt het proces van planvorming, besluitvorming en uitvoering? Hoe gaan we om met tussentijdse uittreders of met conflicten? Maak hier met de partners afspraken over.
• Bepaal samen welke financiering nodig is. De financiering moet recht doen aan de tijd die nodig is om daadwerkelijk verbetering te realiseren en ook structureel te maken. Bij structurele problemen zijn tijdelijke financiële middelen vaak niet passend.
• Meet regelmatig of jullie samen de goede dingen doen en of jullie dat goed doen. Monitoring helpt om deze vragen te beantwoorden. Je meet of de beoogde resultaten daadwerkelijk dichterbij komen, zodat je op tijd kunt bijsturen.

Bewaak gedurende de samenwerking of wordt voldaan aan de voorwaarden om succesvol samen te werken.

Goede onderlinge relaties op basis van gelijkwaardigheid en vertrouwen vormen het cement van de samenwerking. Wat draagt bij aan het versterken of verbeteren van de onderlinge verstandhouding?

• Organiseer fysieke ontmoeting tussen partners. Interactie en elkaar regelmatig ontmoeten zorgt dat je informatie met elkaar kunt delen. Ga bij deze ontmoetingen op zoek naar creativiteit en uitwisseling van beelden en ideeën. Maar zorg ook voor ruimte om het te hebben over de dingen die er echt toe doen en die mensen raken.
• Creëer momenten om de persoonlijke relatie te versterken. Een persoonlijke klik motiveert mensen om iets extra's te doen. Denk daarbij aan verbinding tussen alle betrokkenen: ouders, kinderen en jongeren, uitvoerende professionals, instanties, lokale bestuurders, ambtelijke organisaties en de politieke top.
• Heb een open houding naar elkaar. Dit betekent oprechte interesse in de andere partij en het besef dat je de expertise van de ander nodig hebt om samen de gewenste resultaten te bereiken. Durf bepaalde beelden van de ander los te laten.
• Sta open voor kritiek en durf elkaar aan te spreken, juist op het niet behalen van resultaten en wat jullie daarvan kunnen leren.
• Zorg dat wat je zegt overeenkomt met wat je doet en uitstraalt. Wees voorspelbaar voor de ander.
• Deel en vier tussentijdse successen. Dat geeft de samenwerking goede impulsen.

Voor succesvolle samenwerking is regelmatige reflectie en evaluatie nodig. Evalueer met enige regelmaat, niet alleen bij conflicten of als het beleid wijzigt. Succesvolle samenwerking is er een van lange adem. De volgende tips kunnen helpen om hieraan te werken:

• Evalueer de samenwerking altijd samen met alle betrokken partijen.
• Creëer de de juiste omstandigheden om tot een echt gesprek te komen. Zorg voor een sfeer en plek waar alle perspectieven en gezichtspunten besproken en gehoord kunnen worden. Heb aandacht voor de uitgesproken en onuitgesproken woorden.
• Laat in de evaluatie de volgende elementen terugkomen: de gezamenlijke stip op de horizon, ieders belang, de realisatie van de beoogde resultaten, de organisatie van de samenwerking, de onderlinge relaties en vertrouwen, en het leiderschap binnen de samenwerking.
• Probeer niet te snel tot oplossingen te komen, maar neem de tijd om elkaars beelden echt te begrijpen.
• Neem de tijd voor de evaluatie, ook als het voelt alsof er geen ruimte voor is.
• Evalueer de samenwerking regelmatig, niet alleen als er gedoe ontstaat. Spreek met elkaar de goede frequentie af en plan dit in.

Het kan zijn dat je erachter komt dat bepaalde gegevens er niet zijn. Je hebt bijvoorbeeld signalen over een bepaald opvoedklimaat in een wijk, maar geen cijfers hierover. Onderstaande tips kunnen je in zo'n situatie helpen:

• Verzamel data die het meest raken aan het onderwerp of thema waarover je gegevens zoekt.
• Verzamel signalen vanuit verschillende bronnen en perspectieven. Lee meer over hoe je dit soort informatie verzamelt bij Wat speelt er in onze gemeente?
• Bespreek de data en de signalen die je wel hebt kunnen verzamelen met kinderen, jongeren, ouders en maatschappelijke partners. Herkennen zij het beeld dat hiermee geschetst wordt?
• Werk vanuit dat gesprek toe naar een beeld van hoe het gaat en wat je mogelijk anders wilt. Dit kan ook zonder specifieke data.
• Merk je tijdens het gesprek dat jullie echt data tekortkomen? Overweeg dan een gesprek met organisaties die data verzamelen. Bespreek of er data beschikbaar zijn die niet standaard gedeeld worden.

Wees terughoudend met het organiseren van nieuwe dataverzameling. Het belast professionals, organisaties en vooral ouders, jongeren en kinderen.

Data zijn niet altijd beschikbaar op het niveau waarop je ze nodig hebt. Soms zijn er alleen landelijke cijfers, soms ook op gemeente- of wijkniveau. Cijfers over onderwijs kun je misschien alleen vinden op het niveau van samenwerkingsverbanden, of individuele scholen. Als cijfers niet beschikbaar zijn op het niveau waarop je ze nodig hebt, kun je het volgende doen: 

• Ga in overleg met de eigenaar van de data: is het mogelijk om de gegevens op een ander niveau te ontvangen?
• Kan dat niet? Bedenk dan een alternatief. Zijn er bijvoorbeeld data beschikbaar van de gemeenten die onderdeel uitmaken van het samenwerkingsverband? Of van het samenwerkingsverband waar de gemeente deel van uitmaakt?
• Bespreek met elkaar hoe de beschikbare cijfers zich verhouden tot wat jullie in de praktijk zien. Zijn er redenen om aan te nemen dat de praktijk in jullie wijk, gemeente of samenwerkingsverband anders is dan de beschikbare of gemiddelde cijfers laten zien?
• Betrek verschillende perspectieven bij dit gesprek: van ouders, kinderen, jongeren, maatschappelijke partners en mogelijk ook de organisatie die de gegevens verzamelt. Zijn zij het eens?
• Ga vanuit daar verder: als we ervan uitgaan dat de cijfers bij ons hoger of lager zijn, hoeveel hoger of lager dan? Wat vinden we daarvan? Hoe verklaren we het en zijn er verbeteringen mogelijk?

Vaak moet je in het begin samen zoeken naar de gezamenlijke ambitie. Als deze zoektocht leidt tot een gemeenschappelijke basis, dan wordt de ambitie de verbinder. Nodig voor het eerste gesprek gemotiveerde mensen uit. Maak voor alle partijen duidelijk waarom zij worden betrokken. Probeer een open en oprecht gesprek te voeren aan de hand van de volgende vragen:

• Hoe kijken de verschillende partners naar dat wat hen bindt?
• Welke belangen van de partners worden gediend bij het werken aan het maatschappelijke vraagstuk? Welke belangen komen in de knel en hoe kunnen we daarmee omgaan? Nodig partners uit om te ontdekken wat het gezamenlijke belang voor het kind is. Hoe kunnen zij daar optimaal aan bijdragen? 
• Wat heeft iedereen te brengen en te halen?
• Welke spannende punten of problemen moeten snel opgelost worden?

Concluderen de partners dat er geen gezamenlijke ambitie is? Stel jezelf dan de vraag of jullie de juiste partners zijn om samen te werken.

Het doel van de samenwerking is uiteindelijk om de leefwereld voor kinderen en jongeren in jouw omgeving te verbeteren. Als de ambities hier niet op aansluiten, is dit een reden om de ambities nogmaals onder de loep te nemen. Tegelijkertijd is het belangrijk om te beseffen dat de informatie die jij hebt over hoe het gaat met kinderen en jongeren waarschijnlijk niet het complete plaatje laat zien. Vaak schuilt er veel meer achter de cijfers. Wanneer de ambities niet aansluiten bij het beeld van hoe het gaat met kinderen en jongeren, kun je de volgende stappen zetten.

Bespreek met interne en externe partners het beeld dat jij hebt van kinderen en jongeren. En bespreek de data en informatie die tot dit beeld leiden. Gebruik hiervoor de volgende vier duidingsvragen:

• Herkennen: Herkennen we deze uitkomsten?
• Verklaren: Kunnen we deze uitkomsten verklaren?
• Waarderen: Wat vinden we van deze uitkomsten?
• Verbeteren: Zijn er verbeteracties nodig, en zo ja, welke?

Bespreek ook wat je nog niet weet over de doelgroepen en waarover je meer informatie wilt. Is het nodig om vervolgonderzoek te doen of meer data te verzamelen?

Leg de uitkomsten van dit gesprek naast de ambities die zijn geformuleerd. Bekijk samen of het nodig is om de ambities aan te passen. Wees kritisch en zet je overwegingen op papier.

Het monitoren van de maatschappelijke resultaten is belangrijk om op lange termijn iets te kunnen zeggen over het realiseren van je ambities. Het kan zijn dat je maatschappelijke resultaten hebt geformuleerd die niet aansluiten bij de beschikbare gegevens. Je kunt dan overwegen om je indicatoren aan te passen.

Een gezonde leefstijl kun je bijvoorbeeld monitoren aan de hand van het aantal lidmaatschappen van sportclubs. Maar ook aan de hand van de hoeveelheid groente en fruit die kinderen en jongeren eten. Daarnaast kun je maatschappelijke resultaten monitoren door te kijken naar niet meetbare signalen. Lees hierover meer bij Wat speelt er in onze gemeente? 

Tegelijkertijd is het goed om je te realiseren dat de gegevens die je gebruikt om je maatschappelijk resultaat te monitoren niet perfect en alomvattend hoeven te zijn. De gegevens dienen vooral als gespreksonderwerp als je praat over de voortgang. Meer informatie over de rol van monitoring in het Kwaliteitskompas vind je bij Samen leren en verbeteren.

Je hebt maatschappelijke resultaten geformuleerd en je hebt ze meetbaar gemaakt. En iedereen is bereid om te doen wat nodig is om de situatie te verbeteren. Toch kan het zijn dat je bij de volgende bespreking van de resultaten geen vooruitgang ziet. Wat moet je dan doen? Bespreek de volgende punten:

• Vraag eerst of iedereen aan tafel de gegevens en signalen herkent. Herkennen ze het beeld dat er geen vooruitgang zichtbaar is? Het kan bijvoorbeeld zijn dat je toch niet helemaal meet wat je wilde meten. Of dat partijen 'strenger' zijn gaan registreren.
• Praat vervolgens over mogelijke verklaringen. Die verklaringen kunnen betrekking hebben op de activiteiten die je wilde uitvoeren. Misschien is het nog niet gelukt om de activiteit gedegen uit te voeren, of pas heel kort. Dan kun je er nog geen resultaat van verwachten. Ook kunnen maatschappelijke invloeden een rol spelen. Zo heeft de coronapandemie veel invloed gehad bij het werken aan allerlei maatschappelijke resultaten.
• Probeer de verklaringen die genoemd worden zoveel mogelijk te toetsen. Op die manier krijg je steeds beter grip op hoe het gesteld is met het behalen van het maatschappelijk resultaat, en hoe je daar invloed op kunt uitoefenen.

Betrokken partijen hebben soms verschillende veronderstellingen over hoe een resultaat bereikt kan worden. Vaak moeten die partijen wel samenwerken om tot betere resultaten voor kinderen en jongeren te komen.

Als je je realiseert dat je een partner nodig hebt, stel jezelf dan eerst de vraag: Welke veronderstellingen heb ik? Vraag jezelf vervolgens af: Welke veronderstellingen heeft de partner? En sluiten die op elkaar aan? Het is belangrijk om nieuwsgierig te blijven naar de veronderstellingen van andere betrokkenen.

Soms lijken veronderstellingen tegenover elkaar te staan, maar vaak dienen ze dezelfde maatschappelijke resultaten. Het kan helpen om op zoek te gaan naar deze gemeenschappelijke delers. Stel samen ook de vraag: Wat weten we over wat werkt bij dit vraagstuk? En hoe kunnen we de best beschikbare kennis benutten? Dit kan helpen om gefundeerde keuzes voor beleid te maken.

Het is goed denkbaar dat er activiteiten worden ingezet zonder dat vooraf scherp was aan welke maatschappelijke resultaten deze activiteiten bijdragen. Dat hoeft geen probleem te zijn. Ook na het inzetten van een activiteit kun je met elkaar bespreken waar deze activiteit aan bijdraagt.

Daarnaast kan een analyse van het huidige aanbod inzichten bieden in waar je als regio of gemeente op inzet. Stel hierbij vragen over dit aanbod: Waarop zetten we veel in? En waarop juist weinig? En zijn dit de maatschappelijke resultaten die we belangrijk vinden? Aan de hand van deze analyse en gesprekken is het mogelijk om het aanbod van activiteiten bij te sturen. Waar werken we naartoe en wat moet er anders? Hoe je deze analyse kunt doen, lees je in het werkblad van bouwsteen 3B.

Probeer te achterhalen waarom het aanbod van activiteiten niet aansluit bij de gewenste maatschappelijke resultaten. Mogelijk speelt een activiteit in op een thema dat jullie nog niet in beeld hadden. Voer met elkaar het gesprek en stel de volgende vragen: Waarom zetten we deze activiteiten in? Wat dragen deze activiteiten bij voor kinderen en jongeren? En welke betekenis hebben deze activiteiten voor ons en de gemeenschap?

Als blijkt dat een maatschappelijk resultaat over het hoofd is gezien, bespreek dan of je kunt prioriteren. Hoeveel belang heeft dit maatschappelijk resultaat? Hoeveel urgentie is er om met dit resultaat aan de slag te gaan? Kom je tot de conclusie dat het aanbod niet bijdraagt aan je gewenste resultaten? Ga dan na in hoeverre je dit aanbod moet afbouwen of ombouwen.

Het hoeft geen probleem te zijn als je niet of nog niet weet wat de kwaliteit van een activiteit is. Vernieuwing vraagt soms om het uitproberen van nieuwe vormen van ondersteuning. Wel is het van belang om de kwaliteit van deze vormen te monitoren. Kinderen en jongeren zijn immers afhankelijk van de geboden ondersteuning. Het is daarom essentieel om duidelijkheid te krijgen over de kwaliteit. Het onderbouwen van bewijs voor kwaliteit kun je in stappen doen. Zie hiervoor ook de effectladder.

In het jeugdveld is van veel interventies, methoden en aanpakken de werkzaamheid onbekend. Het jeugdveld is namelijk een relatief jong kennisgebied. Daarom is het niet altijd wenselijk om te eisen dat alleen activiteiten worden ingezet waarvan de werkzaamheid bekend is. Of om te eisen dat ze zijn opgenomen in de databank Effectieve jeugdinterventies. Wel is het mogelijk om een aantal checks te doorlopen. Bijvoorbeeld of de doelgroep, de doelen en de aanpak helder zijn beschreven. Lees meer over deze checklist bij Veelgestelde vragen over interventies en NPO.

Ook kun je kijken naar algemene elementen die bijdragen aan de kwaliteit van een activiteit, zoals algemeen werkzame factoren en kernelementen. Meer informatie daarover kun je vinden bij Effectieve jeugdhulp: wat werkt?

Met behulp van de Quickscan Interventie met Potentie kom je meer te weten over hoe kansrijk een interventie is. Is de interventie kansrijk? Dan kun je als gemeente stimuleren om deze in te dienen voor opname in de databank Effectieve jeugdinterventies. Past de interventie niet of nog niet in de databank? Maak dan afspraken over het monitoren van de uitkomsten om te leren en verbeteren.

Voor sommige vormen van ondersteuning kan het lastig zijn om de kwaliteit te meten. Denk aan de ondersteuning vanuit welzijnsorganisaties. Dan kan het helpen om gebruik te maken van kwantitatieve en kwalitatieve data om de kwaliteit te onderbouwen.

Beperkte meetbaarheid betekent niet dat er geen informatie is. Vaak zijn er algemene elementen die bijdragen aan de kwaliteit. Is er ruimte om te leren en verbeteren? Wordt er gebruikgemaakt van de laatste stand van de kennis in het vakgebied? Krijgen de professionals genoeg ruimte om hun vakmanschap uit te oefenen? Lees hoe je de kwaliteit van een activiteit kunt onderbouwen in Leren, sturen en verantwoorden in de sociale basis.

Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de zorg die zij contracteren voor de inwoners. Tegelijkertijd hebben ze beperkte grip op de kwaliteit van de zorg. Vaak worden kwaliteitseisen gebruikt om invloed te krijgen op de kwaliteit. Wat kun je als uitvoerende organisatie doen als je met een groot aantal verschillende kwaliteitseisen wordt geconfronteerd?

Bestaande kwaliteitseisen en standaarden

Wijs gemeenten of andere financiers op bestaande kwaliteitseisen, standaarden en kaders, zoals de contractstandaarden Jeugd. Door wet- en regelgeving zijn veel organisaties al gebonden aan kwaliteitseisen. In de jeugdhulp is dat de Norm verantwoorde werktoedeling. Deze norm is uitgewerkt in het Kwaliteitskader Jeugd. Meer informatie vind je bij Professionalisering van jeugdhulp. Daarnaast zijn er veel andere kwaliteitseisen en kaders beschikbaar. Deze kwaliteitseisen en kaders zijn vaak ontwikkeld in samenwerking met professionals en zorgorganisaties. Door deze te gebruiken, kun je de administratieve lasten verlichten en de kwaliteit goed onderbouwen.

Resultaten en verbeteren

Laat gemeenten en financiers zien welke resultaten jullie behalen, wat jullie analyse hiervan is en welke acties voor kwaliteitsverbetering jullie inzetten. Laat zien dat je werkt aan het verbeteren van de kwaliteit en de effectiviteit van je aanbod. Voer vervolgens het gesprek over de noodzaak en meerwaarde van de aanvullende kwaliteitseisen van de gemeente of financier.

Samenwerkingsverbanden

Leg contact met samenwerkingsverbanden die kunnen helpen bij het werken aan kwaliteit, zoals het Samenwerkingsverband Effectieve Jeugdhulp Nederland (SEJN) of de Regionale Kenniswerkplaatsen Jeugd. 

Ga het gesprek aan over het primaire doel van de activiteiten: betere resultaten voor kinderen en jongeren realiseren. Daarvoor is het essentieel om inzicht te hebben in de kwaliteit en effectiviteit van het aanbod. Wordt er in de tarieven vanuit de gemeente of financier geen rekening gehouden met kwaliteitsverbetering en leren? Ga dan hierover in gesprek met de gemeente of financier.

Verzamel je al data over kwaliteit en effectiviteit? Dan kun je ook aansluiten bij landelijke initiatieven, zoals het Samenwerkingsverband Effectieve Jeugdhulp Nederland (SEJN). Dit is een groep van jeugdhulpinstellingen en kennis- en onderzoekorganisaties die samen werken aan de effectiviteit van jeugdhulp. Data kunnen worden opgenomen in een landelijk dashboard. De inzichten daaruit kun je als basis voor kwaliteitsverbetering gebruiken. Hierover kun je vervolgens in gesprek gaan met gemeenten.

Het is altijd belangrijk om scherp krijgen wat je beoogt te bereiken, hoe groot of klein je inzet ook is. Denk met elkaar na hoe het meten en benutten van uitkomsten kan helpen bij wat je wilt bereiken. En op welke manier dat in verhouding staat tot de activiteit: wat ga je meten, hoe vaak en onder hoeveel mensen uit de doelgroep? Wees kritisch over wat het meten van uitkomsten kan of moet opleveren zodat je ervan kunt leren. En bedenk waarop je met jouw activiteit wel en geen invloed hebt.

Passen de gevraagde uitkomsten niet bij je activiteit? Ga dan het gesprek aan met de professionals in de organisatie. De essentie van het meten van uitkomsten is dat ervan geleerd kan worden door de professionals. Als de uitkomsten niet passend zijn, heeft dat effect op de motivatie van professionals om deze gegevens te gebruiken. Het moet voor professionals nuttig zijn en blijven om gegevens te verzamelen. Als dat niet zo is, beantwoord dan met elkaar de vraag wat er wél gemeten moet worden om goed te leren en te verbeteren. Welke uitkomsten zouden wel passend zijn?

Uitkomsten verzamel je in de eerste plaats voor jezelf en voor de kinderen en jongeren met wie je werkt. Dat kan in een individueel hulptraject zijn. Denk aan de behandeling van een kind dat door een angststoornis niet meer naar school durft. Aan het eind van het traject wil je weten of de angststoornis is afgenomen en of het kind weer naar school gaat.

Activiteiten kunnen ook gericht zijn op een groep. Zo wil je als buurtsportcoach dat de kinderen uit de buurt veel bewegen. Je meet dat door bijvoorbeeld te tellen hoeveel kinderen er komen. En door te kijken of je bepaalde groepen kinderen mist. Als er alleen kinderen onder de acht jaar naar een activiteit komen, moet je misschien ook iets aanbieden voor oudere kinderen. Het meten van uitkomsten scherpt je inzet en je activiteiten aan. Het maakt je bewust van mogelijke verbeteringen.

Dit is ook nuttig voor de organisatie, die ook wil dat met het aanbod de gewenste resultaten worden bereikt. Komt de doelgroep verder? Doen we de juiste dingen voor hen? Moeten we dingen anders doen? De antwoorden op die vragen kunnen voor verschillende doelgroepen of hulpvragen anders zijn. Je kunt bijvoorbeeld als organisatie merken dat de uitval onder tieners hoger is dan onder jongere kinderen. Dan kan het nuttig zijn om een interne training over praten met pubers te organiseren. Als dat positief effect heeft, kun je die resultaten gebruiken in je verhaal naar buiten. Bijvoorbeeld richting nieuwe deelnemers, vrijwilligers, fondsen of gemeenten. 

Gemeenten zijn wettelijke verplicht om de resultaten van de inzet te volgen, en om aan te geven welke uitkomsten zij daarbij gebruiken. Vanuit deze verantwoordelijkheid kan een gemeente aan jou als aanbieder van een activiteit vragen om uitkomsten te meten. Stuur daarbij altijd aan op een gesprek over de uitkomsten. Daarin vertel je hoe jullie de cijfers zelf gebruiken voor kwaliteitsverbetering.

Het kost tijd en inspanning om uitkomsten te verzamelen. Niet alle professionals, kinderen, jongeren en ouders vullen vragenlijsten in. Het is belangrijk om goed uit te leggen waarvoor je de gegevens gebruikt. In eerste instantie om samen met kinderen, jongeren en ouders te monitoren of de gewenste resultaten worden bereikt.

Als de hoeveelheid gegevens toch beperkt blijft, is het goed om te leren over het proces van uitkomsten verzamelen. Hoe komt het dat de hoeveelheid gegevens achterblijft? Wat kun je samen verbeteren? En ook al heb je maar van een beperkte groep uitkomsten: het gaat erom hoe je deze uitkomsten interpreteert. Hoe klein de hoeveelheid informatie ook is, het gesprek erover met elkaar is altijd nuttig. 

Ga in gesprek met de gemeente en leg uit dat de informatie uit het berichtenverkeer niet veel zegt over de kwaliteit en effectiviteit van de inzet. Deze informatie gaat met name over wat en wanneer is ingezet, bijvoorbeeld type hulp en start en einde van de hulp. Het gaat niet over wat de inzet heeft opgeleverd. Begin daarnaast het gesprek over kwaliteit en effectiviteit van de inzet op basis van jullie eigen uitkomsten. Wat heb je daaruit geleerd en welke verbeteracties heb je ingezet?

De privacy van kinderen, jongeren en ouders is belangrijk. Daarom is er wet- en regelgeving waaraan iedere professional en organisatie zich moet houden, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG biedt voldoende ruimte om wel gegevens te verzamelen, als dit op de goede manier gebeurt. Zo mogen de verzamelde uitkomsten over kinderen, jongeren en opvoeders alleen inzichtelijk zijn voor degene die daartoe is geautoriseerd door de organisatie die de activiteit uitvoert. Anderen kunnen niet zonder toestemming gegevens inzien, wijzigen of verwijderen.

Daarnaast moeten verwerkers van gegevens, zoals online programma's, gecertificeerd zijn. Hiermee is de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie goed geborgd. Verwerkers volgen de regels die de instelling hanteert voor het beschermen van persoonsgegevens. Afspraken hierover zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Je kunt uitkomsten van verschillende groepen kinderen, jongeren en opvoeders samenvoegen. Deze uitkomsten moeten dan niet herleidbaar zijn naar individuele kinderen, jongeren en ouders. Dat wordt ook wel pseudonimiseren genoemd. Met pseudonimiseren worden persoonsgegevens getransformeerd in een dataset die niet meer direct herleidbaar is tot een persoon. De elementen van een persoonsgegeven die direct identificeerbaar zijn, zoals de naam en de geboortedatum, worden weggehaald. Zo krijg je bijvoorbeeld een grafiek met een gemiddelde score van de mate van opvoedingsbelasting, bij start van hulp en bij einde van de hulp. Deze informatie is niet herleidbaar naar een bepaald gezin. Ook kun je het aantal kinderen turven dat meedoet aan de activiteiten van een buurtsportcoach. Ook die gegevens zijn niet herleidbaar naar een individueel kind.

Het is lastig als er geen ruimte beschikbaar wordt gemaakt om te kunnen leren en verbeteren. Blijf daarom de toegevoegde waarde van leren en verbeteren onder de aandacht van de financier brengen, bijvoorbeeld in contractgesprekken. Voor een financier kan het lastig zijn om de toegevoegde waarde in te schatten. Onderbouw dat daarom vanuit de praktijk. En door bijvoorbeeld te verwijzen naar onderzoek dat laat zien dat leren en verbeteren bijdraagt aan de effectiviteit van de ondersteuning. Zie daarvoor ook de Handreiking Effectief Contracteren.

Heb je nog beperkte ruimte om te leren en verbeteren? Kijk dan naar wat er toch mogelijk is. Vaak hoeven de eerste stappen niet veel geld en tijd te kosten. Houd bijvoorbeeld eenvoudig bij hoe het gaat met de doelgroep. En maak gebruik van indicatoren die niet veel administratieve lasten met zich meebrengen. Op die manier kun je al waardevolle informatie verzamelen om van te leren. Een ander belangrijk onderdeel is het bespreken van deze informatie in je organisatie. Als je dit onderdeel maakt van al bestaande overleggen, hoeft het niet veel extra tijd te kosten.

Bij monitoring ga je uit van de informatie die beschikbaar is, ook al heb je nog niet alle informatie. De beschikbare informatie vormt de basis voor een gesprek. Je kunt daarvoor de vier duidingsvragen gebruiken: zie de pagina Praat regelmatig over gegevens. Zo blijf je leren en verbeteren. Begin dus klein, met de informatie die je hebt. Bespreek met alle betrokken partijen welke beelden zij hebben en welke informatie beschikbaar is om die beelden te toetsen.

Bedenk daarbij dat je niet hoeft te wachten tot de informatie perfect geregistreerd en gepresenteerd is. Voor de interpretatie, verklaring en waardering maakt het vaak niet uit of er bijvoorbeeld 112 of 118 kinderen thuiszitten. Het levert veel meer op om te kijken naar de trends en de waardering: wat vinden we daarvan? Gaan we de juiste kant op?

Door deze gesprekken kunnen mensen gestimuleerd worden om nauwkeuriger gegevens te gaan registreren of aanleveren. Of om te kijken of er andere indicatoren beschikbaar zijn om het verhaal over de cijfers duidelijker te krijgen. Sommige indicatoren blijken in de praktijk niet zo informatief als van tevoren gedacht. Door steeds gezamenlijk deze stappen te zetten, bouw je samen aan een monitor.