Veelgestelde vragen over inkoop en contracteren jeugdhulp

Je kunt op twee manieren invloed uitoefenen: formeel en informeel. Formeel invloed uitoefenen gebeurt via de juridische middelen en instrumenten binnen het inkoopproces. Informeel invloed uitoefenen gaat via samenwerking en gezamenlijke visie. Vaak ligt de nadruk op de formele kant van het contracteren en inkopen. Maar je kunt het grootste resultaat bereiken als je beide manieren effectief inzet.

Formeel invloed uitoefenen

Formeel invloed uitoefenen gaat via inkoopinstrumenten, zoals het contract en de bekostigingsvorm, het contractmanagement en de kwaliteitseisen. Het hangt af van de uitvoering hoe deze instrumenten in de praktijk werken. De gemaakte keuzes hebben verschillende effecten op het aanbod binnen beschikbaarheid, kosten en kwaliteit. Het is daarom belangrijk om de instrumenten goed op elkaar af te stemmen bij de inrichting van de inkoop.

Voorbeeld: een gemeente wil goed zicht houden op de tijd die een zorgaanbieder per jongere inzet. Dan kan de gemeente ervoor kiezen om de zorgaanbieder per uur te betalen. Als gemeente kun je gebruikmaken van verschillende opties bij de inkoopinstrumenten. De belangrijkste keuzeopties binnen deze inkoopinstrumenten staan in de publicatie Inkoop jeugdhulp door gemeenten. Hoe zit het?

Informeel sturen

Voor informeel sturen zijn drie dingen van belang: maatschappelijk partnerschap, samenwerking en een visie die alle partijen delen. Dit betekent dat de gemeente geen keuzes afdwingt bij de zorgaanbieder, maar samen met de zorgaanbieder bekijkt wat nodig is om kinderen en jongeren te helpen.

Lees meer:

Succesvol samenwerken tussen gemeenten en zorgaanbiedersDe combinatie van sturen en samenwerken

Gebruik kennis over effectiviteit

Als gemeente kun je bij de inkoop op verschillende manieren sturen op de kwaliteit van het aanbod. In de handreiking Effectief Contracteren is de belangrijkste kennis over effectiviteit van jeugdzorg samengebracht. Ook lees je hoe je deze kennis kunt toepassen in je eigen inkoop.

Kwaliteitseisen

Met kwaliteitseisen kun je vooraf aangeven welke kwaliteit gevraagd wordt aan zorgaanbieders. Hoe je deze eisen goed kunt inzetten, lees je bij Kwaliteitseisen bij inkoop jeugdhulp.

Kwaliteitsgesprek

Gemeente en zorgaanbieders kunnen ook elkaar stimuleren om kwaliteit te leveren. Dit kan met een kwaliteitsgesprek. Hoe je dat aanpakt, lees je bij Van contractgesprek naar kwaliteitsgesprek.

Video bekijken? Dan vragen we je eerst toestemming te geven voor het plaatsen van marketingcookies door derden. Of bekijk de video via https://www.youtube.com/watch?v=ZFP81bC--eQ&t=3s

Cookies accepteren

Videobeschrijving

Ben jij een contractmanager of accounthouder bij een gemeente of een jeugdzorgaanbieder? Wil je toewerken naar betere resultaten voor kinderen en jongeren? Leg in het gesprek met elkaar dan niet de focus op de hoeveelheid werk die de voorziening heeft verzet. Maar praat over hoe je samen kunt sturen op de kwaliteit en effectiviteit van jeugdzorg. Hoe je dit samen doet? De tool 'Van contractgesprek naar kwaliteitsgesprek' biedt tips om het gesprek over output om te zetten naar een gesprek over kwaliteit en effectiviteit. Deze video legt uit hoe het werkt.

Als je zorg, hulp of ondersteuning wilt inkopen, verleen je als gemeente een opdracht aan derde(n). De regels hiervoor zijn wettelijk vastgelegd. Er is een contractvorm nodig, ook wel inkoopvorm genoemd. Er zijn drie contractvormen.

Aanbesteding of overheidsopdracht

Een aanbesteding is een overeenkomst tussen de gemeente en een of meer geselecteerde aanbieders. Een aanbesteding wordt ook wel overheidsopdracht genoemd. Bij een aanbesteding belooft de zorgaanbieder de gecontracteerde hulp te leveren en de gemeente belooft te betalen. Wanneer de zorgaanbieder zijn verplichtingen niet nakomt, kan de gemeente de aanbieder alsnog tot uitvoering dwingen via de rechter.

Deze contractvorm wordt vaak toegepast in de jeugdzorg, omdat de gemeente vanuit de jeugdwet een plicht heeft om zorg en hulp te verlenen als dat nodig is. Zo is formeel gegarandeerd dat de gemeente aan deze plicht kan voldoen.

Voordelen:

• De overeenkomst is afdwingbaar.
• De gemeente kan sturen op inhoud en kwaliteit met een programma van eisen.
• De gemeente kan contracten afsluiten met een overzichtelijk aantal partijen.

Nadelen:

• Er gelden Europese aanbestedingsregels. De gemeente en de aanbieders moeten hiervoor administratief werk leveren.
• De gemeente kan tussentijds geen overeenkomst afsluiten met nieuwe zorgaanbieders.

Open house

Open house betekent dat de gemeente een overeenkomst afsluit met alle partijen die voldoen aan de voorwaarden van de gemeente. Ook willen de partijen de hulp leveren tegen het tarief dat de gemeente heeft vastgesteld. De gemeente maakt de uitvoeringsopdracht van jeugdhulp openbaar en aanbieders kunnen daar op inschrijven.

Het is noodzakelijk dat burgers zelf hun aanbieder kiezen. Gemeenten hebben zo met verschillende aanbieders een overeenkomst. Maar er is pas sprake van levering wanneer een burger zich bij een aanbieder meldt. Een gemeente kan dus een overeenkomst hebben waarbij het nooit komt tot levering. De gemeente hoeft bij deze vorm niet aan te besteden.

Voordelen:

• De aanbestedingsregels zijn niet van toepassing. Daardoor vraagt het inkoopproces minder administratie dan bij een aanbesteding. 
• De gemeente kan sturen op kwaliteit en inhoud.
• De gemeente kan tussentijds een overeenkomst afsluiten met nieuwe zorgaanbieders.

Nadelen:

• De gemeente heeft geen invloed op het aantal partijen waarmee zij een contract afsluit.
• De gemeente moet tarieven vaststellen.
• Er is veel contractmanagement nodig, omdat elke zorgaanbieder die zich aanmeldt wordt toegelaten als deze voldoet aan de voorwaarden.

Subsidie

Bij subsidie betaalt de gemeente voor het uitvoeren van bepaalde activiteiten. Bij subsidie kan geen uitvoering afgedwongen worden. Als een subsidieaanvrager de activiteit niet uitvoert, kan de gemeente besluiten om geen subsidie te geven. De activiteit blijft dan onuitgevoerd. Subsidie is vooral bedoeld om bepaalde activiteiten te stimuleren. De gemeente kan daarbij beperkt eisen stellen bij de uitvoering, omdat die moeilijker zijn af te dwingen.

Voordelen:

• Er is weinig administratief werk, voor zowel gemeente als de uitvoerende organisatie.
• Er is keuzevrijheid voor cliënten. 

Nadelen:

• De uitvoering van de hulp is niet afdwingbaar.
• De gemeente heeft weinig mogelijkheden om te sturen, bijvoorbeeld op kwaliteit en inhoud.

Op de website van PIANOo vind je meer informatie over subsidiëren en open house.

In het sociaal domein worden de volgende termen vaak gebruikt voor bekostiging: inspanningsgericht, resultaatgerichte en taakgericht.

Inspanningsgerichte bekostiging

Bij inspanningsgerichte bekostiging is er een vaste prijs voor een inspanning. Een inspanning is bijvoorbeeld een uur behandeling door een therapeut. Deze bekostigingsvorm wordt ook wel aangeduid met P maal Q. P staat voor prijs en Q voor hoeveelheid. De uiteindelijke financiële vergoeding wordt berekend door het aantal keer dat de inspanning wordt geleverd te vermenigvuldigen met de vastgestelde prijs.

Voordelen:

• Prikkels voor hoge arbeidsproductiviteit
• Hoge patiënttevredenheid
• Transparantie van geleverde zorgactiviteiten
• Simpel voor patiënten

Nadelen:

• Prikkel voor overbehandeling
• Geen prikkel voor preventie
• Geen prikkel voor samenwerking en afschaling
• Geen prikkel voor kostenbeheersing
• Administratieve lasten
• Geen prikkel voor innovatie

Resultaatgerichte bekostiging

Bij resultaatgerichte bekostiging is er een prijs voor een resultaat, zoals het oplossen van gedragsproblematiek bij een kind. Dit wordt ook wel bekostiging op output genoemd. De zorgaanbieder heeft de vrijheid om binnen het budget tot het vooraf besproken resultaat te komen.

Voor deze bekostigingsvorm moeten de resultaten goed gemeten kunnen worden. Het formuleren van resultaten binnen de jeugdzorg is voor sommige vormen van hulp en zorg ingewikkeld. 

Voordelen:

• Geeft ruimte voor samenwerking
• Geeft ruimte voor preventie
• Prikkels voor afschalen
• Kostenbeheersing binnen het resultaat
• Geeft ruimte voor innovatie

Nadelen:

• Prikkels voor indicatieverruiming of -verschuiving
• Kostenverschuiving
• Prikkels voor risicoselectie
• Prikkels voor onderbehandeling
• Geringe transparantie over geleverde hulp of zorg

Taakgerichte bekostiging

Bij taakgerichte bekostiging wordt één budget uitgekeerd voor het leveren van een taak. Bijvoorbeeld voor het organiseren van de specialistische jeugdhulp in een gemeente. Dit wordt ook wel populatiebekostiging of lumpsumbekostiging genoemd. Soms wordt de bekostiging uitgekeerd als de aanbieder een taak uitvoert voor een bepaalde groep mensen. Dit wordt ook wel populatiebekostiging genoemd.

Voordelen:

• Prikkels voor preventie
• Zekerheid over de kosten
• Geen risico voor overbehandeling
• Weinig administratieve lasten

Nadelen:

• Uitputting budget
• Wachtlijsten
• Risicoselectie
• Weinig transparantie over de geleverde hulp of zorg
• Weinig prikkels voor innovatie
• Weinig keuzevrijheid voor de inwoner
• Prikkels voor onderbehandeling

Individuele en collectieve financiering

Een ander onderscheid bij bekostigingsvormen is die van individueel en collectief. Individuele financiering zijn bekostigingsvormen die herleidbaar zijn tot één persoon. Collectieve financiering zijn bekostigingsvormen die gaan over betalen voor een groep en niet herleidbaar zijn tot één persoon.

Beschikbaarheidsfinanciering

Beschikbaarheidsfinanciering is een bekostigingsvorm die wordt gebruikt in de zorgsector, waaronder de jeugdzorg. Het houdt in dat zorgaanbieders betaald worden voor het beschikbaar houden van zorgcapaciteit. In plaats van alleen betaald te worden voor het leveren van zorg.

Een voorbeeld uit de jeugdzorg is een instelling die beschikbaarheidsfinanciering ontvangt om een bepaald aantal plaatsen beschikbaar te houden voor kinderen en jongeren met complexe problemen. In dit geval ontvangt de instelling een vast bedrag, ongeacht of de plaatsen ook daadwerkelijk bezet zijn.

Deze bekostigingsvorm heeft als voordeel dat zorgaanbieders gestimuleerd worden om capaciteit beschikbaar te houden. Ook als er op korte termijn geen vraag naar is. Dit zorgt voor meer stabiliteit in de zorgverlening.  Ook maakt het mogelijk om snel zorg te leveren wanneer dit nodig is.

Het nadeel van beschikbaarheidsfinanciering is dat er voor zorgaanbieders minder prikkels zijn om efficiënt te werken en zorgkosten te besparen.

Welke bekostigingsvorm kun je het beste inzetten?

Er is geen bekostigingsvorm aan te wijzen die altijd de beste keuze is. Alle vormen hebben voor- en nadelen.

Bijvoorbeeld: bij inspanningsgerichte bekostiging wordt betaald per behandeling. Dit kan leiden tot meer behandelingen dan nodig zijn. Het is dan handig om hiermee in het beleid al rekening te houden.

Ook zijn sommige zorgvormen minder geschikt voor bepaalde bekostigingsvormen. Zo is het bij complexe en meervoudige problematiek vooraf lastig inschatten welke hulp nodig is en wat dat kost. Dit vraagt om een betalingsmethode die meer ruimte biedt om verschillende zorgvormen in te zetten, zoals een taakgerichte bekostiging.

Gemeenten hebben de taak om te komen tot eerlijke tarieven voor de inkoop van jeugdzorg waarbij zorgaanbieders ruimte houden voor ontwikkeling en kwaliteit. Het is belangrijk dat gemeenten dat doen in goed overleg doen met de zorgaanbieders. Voor gemeenten is het niet altijd inzichtelijk wat de kosten kunnen zijn en wat zorgaanbieders nodig hebben. De meeste rechtszaken tussen zorgaanbieders en gemeenten gaan over de tarieven. Een goeie samenwerking kan zulke rechtszaken voorkomen.

Kostprijselementen waar je aan kunt denken, zijn bijvoorbeeld personeelskosten, overheadskosten en huisvestingskosten. Daarnaast zijn er ook specifieke kosten per domein om rekening mee te houden. Zo is de kostprijs van jeugdhulp met verblijf anders opgebouwd dan de kostprijs van ambulante hulp.

De handreiking Inzicht in tarieven is ontwikkeld om tijdens het opstellen van contracten te praten over tarieven. Er staan elementen in waar een reële kostprijs uit is opgebouwd, manieren waarop je die kostprijs kunt berekenen, en aandachtspunten bij het gesprek erover. De handreiking is opgesteld door de Branches Gespecialiseerde Zorg voor Jeugd, de Vereniging van Nederlandse Gemeente, de Jeugdautoriteit, het ministerie van Justitie en Veiligheid en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

Berenschot heeft de handreiking Kostprijzen in de Jeugdwet geschreven. Die is gebaseerd op een benchmarkonderzoek naar kostprijzen bij 28 aanbieders.

Een budgetplafond wordt ingezet om grip te hebben op de kosten. Hierbij geef je van tevoren aan bij zorgaanbieders tot welk bedrag ze zorg mogen leveren, in een bepaalde periode.

Uit onderzoek van het Centraal Planbureau (CPB) blijkt dat gemeenten met een budgetplafond voor residentiële jeugdhulp significant minder kinderen en jongeren in residentiële hulp hadden.

De eventuele negatieve effecten waren niet in dit onderzoek meegenomen, zoals wachtlijsten en beperkte doorstroom. Toch is dit wel een effect dat in de praktijk vaak voorkomt. Een budgetplafond voor andere hulpvormen leidde niet tot minder kinderen en jongeren in hulp. Lees meer in het rapport De gemeentelijke inkoop van jeugdhulp.

Er is niet één contractduur die altijd het beste werkt. De afgelopen jaren zijn veel gemeenten bezig geweest met de herinrichting van de inkoop of het contracteren. Dat leidde vaak tot kortdurende contracten en dat leverde gemengde resultaten op.

Er zijn voorzichtige signalen dat het regelmatig wisselen van inkoop of contracteren niet bijdraagt aan een lagere instroom van jeugdzorg. Dat blijkt uit het onderzoek Eigenwijs transformeren van het Verwey-Jonker Instituut.

Onderzoek van Willemien Hoogenraad toont aan dat vaak wisselen van inkoopvorm gemiddeld leidt tot meer kosten. Waarschijnlijk doordat het inkopen veel tijd en geld kost voor zorgaanbieders.

Nieuwe contracten zorgen vaak ook voor nieuwe eisen of een andere manier van werken, wat weer een extra last is voor de zorgaanbieder. Langdurige contracten geven zorgaanbieders meer tijd en ruimte om de processen goed in te richten. Lees meer in het onderzoeksrapport van Hoogenraad.

Het proces van inkopen en contracteren stopt niet bij het afsluiten van het contract. Ook tijdens de looptijd van het contract is het goed om contact te blijven houden met de contractpartners. Het is het begin van de samenwerking.

Het contract- en leveranciersmanagement is een plek om als gemeente in gesprek te blijven over de kwaliteit van de zorg. En over het contract, zoals budget benutting, facturatie, uitstroom en wachtlijsten. In de tool Van contractgesprek naar kwaliteitsgesprek lees je hoe je dat kunt doen als contractmanager of accounthouder.