Jeugdhulpaanbieders en gemeenten gebruiken samen uitkomsten van hulp voor kwaliteitsverbetering

Bij de verschillende thema's staan citaten van medewerkers van zowel gemeenten als jeugdhulpaanbieders. Deze citaten komen uit verschillende onderzoeken die het Nederlands Jeugdinstituut heeft uitgevoerd.

1. Gedeeld beeld van het benutten van gegevens over uitkomsten

Niet iedereen die bij een gemeente werkt, heeft een goed beeld van wat uitkomsten van hulp zijn en waarvoor je cijfers daarover kunt benutten. Daardoor ontstaan onrealistische verwachtingen, bijvoorbeeld over mogelijke resultaten van jeugdhulp, over wat en hoeveel gemeten kan worden, en over de mogelijkheid om te sturen op de kosten van jeugdhulp. Dit leidt ertoe dat in de praktijk geregeld onrealistische afspraken gemaakt worden over de te leveren zorg.

Daarnaast is er niet altijd een gedeeld beeld, onder verschillende lagen en afdelingen binnen een gemeente, over wat belangrijke uitkomsten zijn en hoe je gegevens daarover kunt benutten. Als er verschillende beelden zijn, is het lastig om te werken aan kwaliteitsverbetering. Als jeugdhulpaanbieder zit je dan steeds in een ander gesprek: met een beleidsmedewerker spreek je over kwaliteit, met een inkoper over verantwoording, en met een bestuurder over de politieke context. Deze verschillende 'petten', en de noodzaak om steeds met een andere pet op het gesprek te voeren, vertraagt en bemoeilijkt het gezamenlijk werken aan kwaliteitsverbetering. Er is dan geen fundament om op te bouwen, omdat de verwachtingen afhankelijk zijn van de persoon die je voor je hebt.

Wat helpt?

Voor gemeenten:

• Alle lagen en relevante afdelingen (inkopers, contractmanagers, beleidsmedewerkers, wethouders, raadsleden) zijn betrokken bij het inhoudelijke gesprek over welke uitkomsten relevant zijn en hoe gegevens erover kunnen worden benut voor kwaliteitsverbetering. De grootste aanbieders worden bijvoorbeeld uitgenodigd om op een informele manier te vertellen hoe zij bezig zijn met het verbeteren van hun kwaliteit en welke rol de uitkomsten van hulp hierin spelen. Ook in dat gesprek zijn de verschillende lagen en afdelingen van de gemeente vertegenwoordigd.

Voor beide:

• Gemeenten en jeugdhulpaanbieders spreken hun afzonderlijke belangen expliciet uit, en voeren daarover het gesprek met elkaar.
• De grootste jeugdhulpaanbieders in een regio maken met een gemeente afspraken over de manier waarop gegevens over de uitkomsten van hulp in de samenwerking worden benut.

2. Duidelijkheid in rollen

Jeugdhulpaanbieders hebben de verantwoordelijkheid en rol om de kwaliteit van hun aanbod te blijven verbeteren. Hiervoor maken zij gebruik van gegevens over de uitkomsten van hulp. De rol van gemeenten is om zicht te houden op de overkoepelende maatschappelijke resultaten van ingezette hulp. Ook hebben zij een aanjagende en faciliterende rol ten aanzien van de kwaliteitscyclus van jeugdhulpaanbieders. Gemeenten zijn gebaat bij een effectief aanbod, zeker in de context van een oplopende zorgvraag en daarmee gepaard gaande kosten.

Jeugdhulpaanbieders en gemeenten zijn dus wederzijds van elkaar afhankelijk. Maar ze hebben geen gelijke onderhandelingspositie. Degene met het geld kan gemakkelijker eisen stellen. De jeugdhulpaanbieder loopt een bedrijfsrisico als zijn aanbod niet wordt ingekocht door de gemeente.

Door onjuiste of onrealistische beelden over uitkomsten bestaat het risico dat gemeenten outcome verkeerd gebruiken, bijvoorbeeld om jeugdhulpaanbieders af te rekenen (financieel of bij de keuze om jeugdhulp al dan niet in te kopen). Dit tast het draagvlak voor het aanleveren van data aan, staat effectief gebruik van ervan in de weg en leidt tot perverse prikkels in het systeem. Als een jeugdhulpaanbieder het meten van uitkomsten ervaart als een afvinklijstje voor de gemeente, is er geen draagvlak en intrinsieke motivatie bij de organisatie en de professionals. Hierdoor wordt de betrouwbaarheid van gegevens minder, en verdwijnt de mogelijkheid om te leren en verbeteren op het niveau van de professional en de organisatie.

Wat helpt?

Voor gemeenten:

• De gemeente is positief kritisch, maar gaat niet op de stoel van de jeugdhulpaanbieder zitten, ook niet als er (politieke) druk ontstaat. De gemeente stuurt op dat er gemeten wordt, niet op hoe en wat er gemeten wordt.
• Gemeenten geven jeugdhulpaanbieders de tijd om het werken met gegevens over de uitkomsten van hulp te implementeren, en om een goede meet-, spreek- en verbeterbeweging op gang te brengen binnen en buiten hun organisatie.

Voor jeugdhulpaanbieders:

• Jeugdhulpaanbieders voeren intern het gesprek met professionals: welke uitkomsten vinden we zinvol om te meten? Welke indicatoren helpen ons om de kwaliteit van het aanbod te verbeteren? Zo voelt voor professionals het meten van uitkomsten minder als het afwerken van een afvinklijstje.
• Jeugdhulpaanbieders zijn voortdurend bezig met het versterken van hun interne meet-, spreek- en verbeterbeweging. Ze benutten de gegevens over de uitkomsten van hulp op cliënt-, team- en organisatieniveau (zie voor meer informatie en tools de website van het SEJN en de pagina Meten, spreken en verbeteren voor professionals).

Voor beide:

• Beide partijen weten wat hun rol is en blijven rolvast, ook als het ingewikkeld wordt.
• Gemeenten en jeugdhulpaanbieders staan open voor een lerend gesprek met elkaar, en verplaatsen zich in elkaars behoeften en doelen. Tip: loop een dag mee met de ander!
• Jeugdhulpaanbieders en gemeenten maken afspraken over welke uitkomsten zinvol zijn om te meten en weten, en wat ieders rol is in het ophalen en benutten van de gegevens. Alle niveaus van de organisaties worden daarbij betrokken: uitvoering, beleid, strategie, bestuur en politiek.

3. Aanleveren van outcomegegevens

Er is breed draagvlak onder gemeenten en jeugdhulpaanbieders voor het gebruik van de landelijke geharmoniseerde set outcome-indicatoren. Er is weinig discussie over deze drie indicatoren en het gebruik van de set zorgt voor uniformiteit. Tegelijkertijd willen gemeenten de beleidsruimte houden om naast deze drie indicatoren aanvullende gegevens over uitkomsten op te vragen. Ook willen ze zelf kunnen bepalen wanneer en hoe deze gegevens worden aangeleverd (format), en op welk aggregatieniveau (school, wijk, enzovoort). Dit kost veel tijd en energie van jeugdhulpaanbieders. Vooral jeugdhulpaanbieders die met meerdere gemeenten en jeugdzorgregio's samenwerken hebben hier last van. Zij moeten aan veel verschillende eisen voldoen, wat tot extra administratieve lasten leidt. Jeugdhulpaanbieders zijn daarom voorstander van volledige harmonisatie, ook in de aanlevering van data.

Jeugdhulpaanbieders zijn sinds 2019 verplicht om informatie vanuit de geharmoniseerde outcome-set aan te leveren bij het CBS, tenzij er andere afspraken zijn gemaakt met de gemeente (zie kader). Ondanks deze verplichting is de respons tot nu toe laag. De lage respons helpt jeugdhulpaanbieders niet in hun wens voor meer harmonisatie in de aanlevering van data. Gemeenten zijn hierdoor waarschijnlijk eerder geneigd om zelf outcome-informatie op te vragen. Hiervoor zetten zij verschillende instrumenten in, zoals een Trusted Third Party, het berichtenverkeer, of management- of kwartaalrapportages.

Wat helpt?

Voor gemeenten:

• Gemeenten baseren de uitvraag bij jeugdhulpaanbieders zoveel mogelijk op de geharmoniseerde set van outcome-indicatoren. Dit beperkt de administratieve lasten voor jeugdhulpaanbieders.
• Gemeenten gebruiken de spiegelrapportages van het CBS niet als vergelijking tussen jeugdhulpaanbieders onderling (benchmark), maar om het gesprek te voeren over wat de jeugdhulpaanbieder doet om de kwaliteit te verbeteren.

Voor jeugdhulpaanbieders:

• Informatie over vanuit de geharmoniseerde outcome-set wordt structureel aangeleverd bij het CBS. Op deze manier kunnen jeugdhulpaanbieders voor alle gemeenten dezelfde levering van informatie gebruiken (tenzij ze eenpitters zijn of er met gemeenten andere afspraken zijn gemaakt).

4. Inhoudelijk gesprek over outcome

Gesprekken tussen gemeenten en jeugdhulpaanbieders richten zich met name op outputgegevens, zoals aantal cliënten en doorlooptijden, en op financiële gegevens op basis van het berichtenverkeer. Kwaliteit en effectiviteit staan nog niet centraal in deze gesprekken. Wat betreft uitkomsten zijn gemeenten en jeugdhulpaanbieders vooral bezig met de implementatie van het werken met uitkomstmetingen, het verzamelen en aggregeren van gegevens, of met de inrichting van technische systemen. Een gezamenlijk inhoudelijk gesprek over uitkomsten wordt nog nauwelijks gevoerd.

Wat helpt?

Voor gemeenten:

• Gemeente en jeugdhulpaanbieders gaan met elkaar in gesprek over de beschikbare cijfers. Wanneer cijfers ontbreken, lichten jeugdhulpaanbieders toe hoe dat komt, hoe zij daaraan werken en wat zij daarvoor nodig hebben.

Voor jeugdhulpaanbieders:

• Jeugdhulpaanbieders nemen gegevens over uitkomsten van hun hulp mee naar het contractgesprek met de gemeente. Ze laten zien hoe zij voortdurend de kwaliteit van hun aanbod verbeteren en wat hierin goed en minder goed gaat. Ook geven ze aan wat ze hiervoor nodig hebben van de gemeente.
• Jeugdhulpaanbieders geven feedback op de rol van de gemeente. Verwijst de gemeentelijke toegang de cliënten naar de juiste hulp? Biedt de gemeente voldoende samenwerking tussen aanbieders in de regio? Hoe kan het preventief of collectief aanbod in de gemeente verbeterd worden?

Voor beide:

• Gemeente en jeugdhulpaanbieders gaan met elkaar in gesprek over de beschikbare cijfers. Ondertussen zoeken ze samen verder naar een passende vorm voor het meten van uitkomsten waar nog geen indicatoren of instrumenten voor zijn.
• In de gesprekken staan niet alleen de budgetten en de output (aantallen trajecten, doorlooptijden, enzovoort) centraal, maar ook de kwaliteit van de hulp. Ook inkopers en contractmanagers worden meegenomen in de meerwaarde van dit gesprek over kwaliteit.
• Gemeenten en jeugdhulpaanbieders organiseren regelmatig dialoogsessies over de resultaten van de hulp op de verschillende niveaus – gevoed met cijfers en verhalen – met als doel om die hulp te verbeteren. Het gesprek over de uitkomsten vindt vaker plaats dan alleen tijdens de contractmanagementgesprekken.

5. Verhaal achter de cijfers

'Meten is weten' gaat niet op in een complex domein als de jeugdhulp. Zonder inhoudelijke interpretatie en duiding, samen met de betrokkenen, zeggen cijfers over uitkomsten van hulp niet veel. Zo worden de uitkomsten van een jeugdhulpaanbieder beïnvloed door activiteiten in het voorveld, van wijkteams en van aanpalende zorg. Door gezamenlijk naar het verhaal achter de cijfers te kijken, ontstaat een inhoudelijk gesprek over de jeugdhulp, en niet alleen over cijfers en geld. Zo'n gesprek over uitkomsten en kwaliteit biedt de kans om het gevoel van gezamenlijke verantwoordelijkheid te onderstrepen. Maar in de praktijk vindt het gesprek over het verhaal achter de cijfers nog weinig plaats. Jeugdhulpaanbieders vrezen te worden afgerekend op de cijfers zonder dat het verhaal erachter goed besproken is.

Daarnaast vinden gemeenten en jeugdhulpaanbieders het lastig om uitkomsten te duiden. Hoe relateer je gegevens over uitkomsten aan andere gegevens over het jeugdveld? En hoe zet je de stap van het duiden van de resultaten naar het formuleren van verbeteracties voor jeugdhulpaanbieders én gemeenten? Dit soort vragen leidt geregeld tot handelingsverlegenheid, waardoor inhoudelijke gesprekken over uitkomsten in de praktijk nog niet plaatsvinden. Gemeenten vragen dan wel gegevens op, maar voeren er niet het gesprek over. Hierdoor kan het beeld ontstaan dat zij uitsluitend geïnteresseerd zijn in de cijfers en niet in het verhaal erachter.

Wat helpt?

Voor gemeenten:

• Gemeenten vragen alleen gegevens over uitkomsten op bij jeugdhulpaanbieders waarmee ze in gesprek kunnen gaan. Deze aanbieders krijgen hiermee altijd de mogelijkheid om de cijfers toe te lichten in een inhoudelijk gesprek. Informatie over hoe je een dergelijk gesprek kunt voeren, vind je in de tool Van contractgesprek naar kwaliteitsgesprek en in de tool Samen in gesprek over cijfers.

Voor jeugdhulpaanbieders:

• Jeugdhulpaanbieders voeren interne reflectiegesprekken over de cijfers. Daardoor kunnen zij gemeenten hun verhaal achter de cijfers vertellen. Informatie over hoe je dat kunt doen, vind je bij Meten, spreken en verbeteren voor professionals.

Voor beide:

• Een goede samenwerkingsrelatie tussen jeugdhulpaanbieders en gemeenten is bepalend om het gesprek over uitkomsten zijn werk te laten doen. Het opbouwen van die relatie, op basis van vertrouwen, is daarom van groot belang.
• Soms is een eerste stap voor een inhoudelijk gesprek over uitkomsten om het gewoon te gaan doen. De tool Samen in gesprek over cijfers is een praktische leidraad voor beleidsmedewerkers van gemeenten en jeugdhulpaanbieders om het gesprek over cijfers te voeren.
• Een open gesprek vraagt om een open houding. Jeugdhulpaanbieders en gemeenten delen hun ervaringen over wat wel en wat niet goed gaat. Ook de mankementen van de eigen interne kwaliteitsmetingen komen op tafel. Ze zijn nieuwsgierig naar elkaar en zien in dat ze van elkaar kunnen leren.

Video bekijken? Dan vragen we je eerst toestemming te geven voor het plaatsen van marketingcookies door derden. Of bekijk de video via https://www.youtube.com/watch?v=ZFP81bC--eQ&t=3s

Cookies accepteren

Videobeschrijving

Ben jij een contractmanager of accounthouder bij een gemeente of een jeugdzorgaanbieder? Wil je toewerken naar betere resultaten voor kinderen en jongeren? Leg in het gesprek met elkaar dan niet de focus op de hoeveelheid werk die de voorziening heeft verzet. Maar praat over hoe je samen kunt sturen op de kwaliteit en effectiviteit van jeugdzorg. Hoe je dit samen doet? De tool 'Van contractgesprek naar kwaliteitsgesprek' biedt tips om het gesprek over output om te zetten naar een gesprek over kwaliteit en effectiviteit. Deze video legt uit hoe het werkt.

Ten slotte

Deze pagina gaat specifiek over de samenwerking tussen gemeenten en jeugdhulpaanbieders bij het gebruiken van gegevens over de uitkomsten van hulp voor de kwaliteitsverbetering van de jeugdhulp. Maar het jeugdveld is veel breder dan alleen de jeugdhulp en kent veel meer partijen en aanbieders. Uitkomstmetingen in het preventieve veld (welzijn, jongerenwerk, collectieve activiteiten, enzovoort) staan echter nog in de kinderschoenen. Gemeenten en aanbieders op dit terrein zijn gewend om vooral te denken in termen van aanbod en activiteiten. Het is mooi als ook zij de beweging maken: hoe kunnen zij betere resultaten voor kinderen en jongeren realiseren?