Zeven tips voor monitoring

1. Weet wat je monitort en waarom

Denk goed na over wat je echt moet weten, en welke informatie wellicht interessant maar niet noodzakelijk is. Monitoring roept de associatie op dat voortdurend van alles gemeten wordt. Maar dat klopt niet: periodiek of steekproefsgewijs meten kan ook.

2. Sluit aan bij het dagelijkse werk van medewerkers

Monitoren is het meest effectief als het aansluit bij de praktijk en er in het dagelijkse werk van geleerd kan worden. Maak monitoring dus onderdeel van het reguliere werk met kinderen en jongeren. Dat levert informatie op die nuttig is voor medewerkers in hun dagelijkse werk. Tegelijkertijd is die informatie waardevol om de kwaliteit van het werk in het team, op de afdeling en in de organisatie te monitoren.

3. Maak gebruik van wat er al is

Op veel plekken is relevante informatie te vinden. Welke data hebben jij en je samenwerkingspartners binnen jullie organisaties beschikbaar? Wat wordt er al geregistreerd of gemonitord? Daarnaast zijn er veel openbare data beschikbaar die je kunt gebruiken. Een overzicht van openbare databronnen vind je op de pagina Zoeken naar beschikbare gegevens.

4. Accepteer dat niet alles meetbaar is

Het is niet altijd mogelijk om exacte of volledige cijfers te vinden. Maar soms volstaan 'zachte' data ook, zoals resultaten uit gesprekken met organisaties, cliënten of leerlingen. Deze informatie kan relevante en waardevolle signalen, beelden en verhalen opleveren. Meer informatie over hoe je dit soort informatie verzamelt, lees je op de pagina Wat speelt er in onze gemeente?.

5. Monitor om ervan te leren

Een risico van monitoring is dat informatie gebruikt wordt om medewerkers of organisaties af te rekenen. Als dat gebeurt, gaat het draagvlak om te monitoren verloren, en daarmee de kans om te leren en verbeteren. Zet monitoring en de verzamelde gegevens daarom expliciet in voor kwaliteitsontwikkeling, reflectie en gezamenlijk leren. Zo bereik je samen steeds betere resultaten voor kinderen en jongeren.

6. Kies een passende vorm

Wat je meet en hoeveel tijd en energie dat kost (ook van kinderen, jongeren en hun gezinnen), moet in verhouding staan tot de activiteit zelf. Zo kan het bij preventieve en welzijnsactiviteiten passend zijn om steekproefsgewijs beelden op te halen bij de doelgroep. Bij gespecialiseerde jeugdzorg kan het nodig zijn om structureel bij iedere cliënt feedbackgegevens op te halen.

7. Praat over de gegevens

Bij monitoring is het essentieel dat je praat over de verzamelde gegevens. Cijfers kunnen iets zeggen over de noodzaak of het resultaat van een aanpak. Maar ze bieden vaak pas echt helderheid als ze gezamenlijk en vanuit verschillende perspectieven worden besproken. Ga in gesprek met de partners, kinderen, jongeren en opvoeders om de achterliggende verhalen, oorzaken en verbanden boven tafel te krijgen. Meer informatie daarover en een leidraad voor een gesprek over cijfers vind je op de pagina Praat regelmatig over gegevens.