Gegevensuitwisseling en privacy

Gegevens uitwisselen, delen of verwerken

Alles wat een professional in onderwijs of jeugdhulpverlening doet met informatie over een kind of jongere valt onder het verwerken van gegevens. Zoals informatie bespreken, uitwisselen, registreren, opslaan, doorsturen, mailen en doorvertellen.

Bij het uitwisselen van gegevens tussen onderwijsprofessionals en jeugdhulpprofessionals gaat het om persoonsgegevens van kinderen en jongeren. Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een persoon waardoor die persoon identificeerbaar is. Bijvoorbeeld naam en geboortedatum, maar ook bijzondere persoonsgegevens zoals etnische afkomst, seksuele oriëntatie, gezondheid en religie.

Wettelijke regels voor gegevensuitwisseling en privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de naam van de wet die gaat over gegevensuitwisseling en privacy. De AVG, ook wel de privacywet genoemd, geeft aan hoe alle partijen in het jeugdveld moeten omgaan met gevoelige informatie en persoonsgegevens over kinderen en gezinnen. De AVG kent verschillende basisprincipes. Die worden ook wel beginselen en grondslagen genoemd. Lees meer over de AVG op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Toestemming als basis voor gegevensuitwisseling

Scholen en hulpverleningsinstanties mogen in principe alleen gegevens over kinderen en jongeren uitwisselen met uitdrukkelijke toestemming van ouders of van leerlingen en studenten die ouder zijn dan 15 jaar. Zo mogen jeugdhulpprofessionals die werken voor een wijkteam geen toegang hebben tot het leerlingvolgsysteem. Ook niet als ze werkzaam zijn in de school. Er is altijd toestemming nodig voor gegevensuitwisseling.

De voorwaarden voor toestemming

• Ouders, leerlingen en studenten vanaf 16 jaar geven toestemming uit vrije wil. Ze worden niet gedwongen.
• Ouders, leerlingen en studenten vanaf 16 jaar weten waarvoor ze de toestemming geven. Met welk doel, welke informatie en met wie die informatie wordt gedeeld.
• Deze toestemming is ondubbelzinnig. Dit betekent dat het ouders en leerlingen volstrekt helder is dát ze toestemming verlenen.
• De school moet kunnen aantonen dat ouders en leerlingen toestemming hebben gegeven.

Om deze toestemming goed te regelen kun je dit toestemmingsformulier als voorbeeld gebruiken.

Handreikingen voor gegevensuitwisseling

Handreikingen voor gegevensuitwisseling tussen scholen en partners

Het NJi heeft een handreiking opgesteld over gegevensuitwisseling tussen scholen en partners.

• In de samenvatting van de handreiking staan de belangrijkste basisregels rond privacy voor het dagelijks samenwerken in de praktijk.
• In de Handreiking Gegevensuitwisseling staan de wettelijke achtergronden en praktische tips en informatie over hoe om te gaan met privacy en wat wel en niet mag.

Gegevensuitwisseling in het primair en voortgezet onderwijs

De VO-raad en de PO-Raad hebben een digitale tool ontwikkeld over wat scholen moeten regelen op het gebied van gegevensdeling en privacy. De digitale privacytool geeft aan de hand van stappen in een ondersteuningstraject een overzicht van alle privacyaspecten en veelgestelde vragen hierover. Het ministerie van OCW, het NJi, de NVO, het NIP en Kennisnet werkten mee aan de tool.

Gegevensuitwisseling in het mbo

Privacy is ook in het middelbaar beroepsonderwijs een belangrijk thema. Dagelijks verwerkt een mbo-school gegevens van studenten en medewerkers die herleidbaar zijn tot specifieke personen. De school is verplicht om zorgvuldig om te gaan met deze persoonsgegevens en daarover ook transparant te zijn tegenover de betrokkenen. De MBO Raad heeft een themapagina over privacy. Daar zijn ook een servicedocument en een stappenplan over gegevensdeling te vinden.

Handreikingen voor specifieke beroepsgroepen

Professionals uit hulpverlening en zorgverlening die op scholen werken, bieden niet alleen ondersteuning aan scholen, maar ook behandeling aan kinderen en jongeren. Zij moeten zich niet alleen houden aan de privacywetgeving, maar ook aan hun eigen beroepscode en het tuchtrecht. De NVO en het NIP stelden handreikingen op voor deze groepen.

• Lees de handreiking van de NVO voor pedagogen in het onderwijs
• Lees de handreiking van het NIP voor psychologen
• Voor professionals in de jeugdhulp en de jeugdbescherming, ouders en jongeren is de PrivacyApp Jeugdhulp en Jeugdbescherming ontwikkeld. Deze app is bedoeld om hen te ondersteunen bij vragen die zij hebben over privacy.

Alle pagina's over verbinding onderwijs en jeugdhulp