• HET NJi WERKT AAN DE KWALITEIT
  • VAN DE JEUGDSECTOR
Monitoring

Definitie en doel

De definitie van monitoring die Wikipedia noemt, is 'het gebruik van meetgereedschap voor het volgen of bewaken van bepaalde eigenschappen'. Een uitgebreidere definitie is: 'stand-van-zakenonderzoek door het herhaald verzamelen, opnemen en terugkoppelen van informatie op een zodanige manier dat gewenste acties worden gestart of voortgezet om een bepaalde ontwikkeling of trends te kunnen volgen of veranderingen in de omgeving of in de leefsituatie of de gezondheidstoestand van een bepaalde bevolkingsgroep of leeftijdsgroep op te sporen' (Thesaurus Zorg en Welzijn).

De kern van monitoring is het verzamelen én op de juiste manier benutten van data. Dat kan door de monitor in te bedden in een verbetercyclus. In de veelgebruikte Plan- Do- Check- Act-cyclus (PDCA-cyclus) vindt het monitoren, en het gesprek daarover, plaats in de check- (of study-) fase. Die fase vormt de basis voor het formuleren van acties die vervolgens in de praktijk worden gebracht. Bij een volgende meting wordt besproken of de acties effect gehad hebben.

Een monitor kan heel veel soorten meetgereedschap gebruiken en een veelheid aan informatie verzamelen. In het jeugddomein denken we bijvoorbeeld aan informatie over de gezondheid en het welbevinden van de jeugd in Nederland, maar ook over de resultaten van hulptrajecten die zij volgen. In dit dossier komen veel verschillende typen monitoring aan de orde. Bovenal besteden we aandacht aan monitoring in het algemeen: waarom zou je dat doen, voor wie is het nuttig en hoe kun je een monitor inrichten? Ook noemen we enkele bestaande monitors. Landelijke onderzoeken en dataverzamelingen vindt u op de webpagina Landelijke gebruikte monitoren. Onder Monitoring per branche vindt u informatie over het monitoren van de effecten van jeugdhulp. Informatie over het monitoren van de transitiedoelen kunt u ook vinden in het dossier Transformatie jeugdhulp.

Waarom monitoren?

Monitoring is geen doel op zich. Het doel van monitoring is zicht krijgen op de situatie van een bepaalde praktijk of doelgroep en op de ontwikkelingen daarin. Maar monitoring kan ook dienen om kwaliteit te bewaken en te verbeteren. Dat kan op verschillende niveaus in een organisatie. Het meest effectief is om te beginnen in het primaire proces. Als hulpverleners een duidelijk doel voor ogen hebben en regelmatig met de cliënt en eventueel met ouders of opvoeders bespreken of er vooruitgang is, kunnen zij tijdens een behandeling indien nodig bijsturen. De gegevens die zij tijdens een behandeling verzamelen, zullen zij gebruiken voor kwaliteitsverbetering in een individueel hulptraject. In combinatie met gegevens van andere behandelaars kunnen deze gegevens ook benut worden voor het verbeteren van werkprocessen en van de organisatie als geheel.

Voor wie?

Professionals

Professionals hebben altijd al goed in de gaten gehouden wat ze doen en wat ze daarmee bereiken. Wanneer je dat systematisch doet, bijvoorbeeld door bepaalde gegevens regelmatig te noteren in een geautomatiseerd systeem, wordt het makkelijker om de gegevens ook buiten een individuele behandeling te gebruiken, bijvoorbeeld door trends te signaleren: 'Jongeren ouder dan 14 zijn over het algemeen minder tevreden over de behandeling dan jongeren jonger dan 14'. Dat kan professionals helpen om hun werk continu te verbeteren.

Financiers

Informatie uit monitors is daarnaast belangrijk voor financiers, zoals de gemeente of een ministerie. Door monitors krijgen zij in beeld in hoeverre het aanbod binnen een gemeente aansluit op de vraag. Ook hebben zij informatie nodig om te verantwoorden waarom zij met bepaalde voorzieningen een subsidie- of inkooprelatie aangaan. Wanneer zij kunnen zien wat de resultaten van een voorziening zijn, kunnen zij beter kiezen met welke aanbieder zij in zee gaan. Het gaat dan niet zozeer om de exacte scores op prestatie-indicatoren, maar meer om de verklaringen en de verbeteracties die een aanbieder hieraan koppelt. Het feit dat een aanbieder dit soort gegevens kan produceren, laat al zien dat die serieus werk maakt van een eigen kwaliteitsbeleid.

Cliënten

Ook cliënten zijn gebaat bij informatie uit monitors. Zij kunnen zich zo een beeld vormen van de kwaliteit van de instelling waar ze mee te maken krijgen. En eventueel kunnen ze instellingen met elkaar vergelijken. En als mensen ergens hulp hebben, kunnen ze zien of ze vooruitgang boeken.

Veel informatie uit monitors is voor meer dan één partij bruikbaar. Daardoor kan die informatie een rol spelen in het vormen van onderlinge verhoudingen. Wanneer bijvoorbeeld aanbieders en financiers met elkaar spreken over cijfers, kan dit hen helpen om samen verantwoordelijkheid te nemen, en om de relatie met elkaar te versterken. Om de administratieve lasten van monitoring zo laag mogelijk te houden, adviseren wij om zoveel als mogelijk gebruik te maken van informatie die al binnen het primaire proces van waarde is. Denk goed na voor er extra informatie wordt opgehaald.

Vragen?

Afke Donker is contactpersoon.

NJi gebruikt cookies om het gebruik van de website te analyseren en het gebruiksgemak te verbeteren. Lees meer over cookies.